Jak tworzyć miejsca efektywnych spotkań

Zacznij od celu

Podstawą efektywnej przestrzeni konferencyjnej jest dostosowanie jej do rodzaju spotkań, które się w niej odbywają.
Czy są nieformalne, takie jak burze mózgów lub spontaniczne rozmowy? A może bardziej poufne dyskusje, cotygodniowe aktualizacje lub spotkania projektowe?

Otwarte przestrzenie są idealne do nieformalnych spotkań, które często odbywają się spontanicznie. Strefa spotkań - coraz częściej spotykana w nowoczesnych biurach, jest odpowiednim miejscem do tego celu. Jest to otwarta i zróżnicowana przestrzeń, która zachęca do szybkich briefingów i spontanicznych dyskusji.

Niektóre formalne spotkania powinny odbywać się w pomieszczeniach ukrytych przed wzrokiem postronnych i odizolowanych od innych rozmów. W takich przestrzeniach szczególnie ważne są dobre oświetlenie i jakość powietrza.
Dodanie roślin może również poprawić atmosferę i przyczynić się do stworzenia przyjemniejszego oraz bardziej sprzyjającego koncentracji środowiska.

Twórz rozwiązania typu „pokój w pokoju”

Większość formalnych spotkań może odbywać się w otwartych przestrzeniach, o ile korzystają one z rozwiązań zapewniających poczucie prywatności. Meble z wysokimi oparciami, ścianki akustyczne lub tkaniny dzielące pomieszczenie to doskonałe rozwiązania pozwalające na stworzenie wyraźnie zdefiniowanych stref.

Akustyka również odgrywa kluczową rolę w przestrzeniach przeznaczonych do spotkań. Aby stworzyć komfortowe środowisko akustyczne, poziom hałasu nie powinien być ani zbyt wysoki, ani zbyt niski. Dekorowanie przestrzeni roślinami również przyczynia się do poprawy warunków pracy w tego typu miejscach.

Myśl o miejsach spotkań, a nie tylko o salach konferencyjnych

Mówiąc o „przestrzeni” zamiast o „pomieszczeniu” można określić bardziej elastyczne i nowoczesne podejście do tworzenia miejsc spotkań. Wykorzystywanie otwartych przestrzeni niesie ze sobą wiele korzyści. Kiedy przychodzimy do biura znacznie bardziej cieszy nas widok współpracowników, niż pustki, gdy pracują w oddzielnych pomieszczeniach. Otwarte przestrzenie umożliwiają dostosowanie do zmieniających się potrzeb, co sprzyja swobodnej interakcji, wspiera współpracę, innowacyjność i inkluzywność.

Dopasuj siedziska do czasu trwania spotkania

Wybierając rozwiązania aranżacji wnętrz, należy brać pod uwagę nie tylko charakter spotkania – równie istotny jest jego czas trwania. Briefingi i spontaniczne spotkania najlepiej przeprowadzać w miejscach z wyższymi stołami i stołkami. Dzięki temu uczestnicy mogą sami zdecydować, czy chcą usiąść, czy pozostać w pozycji stojącej, co sprawi, że spotkanie jest krótsze i mniej formalne.

Stawiaj na ergonomię – im dłuższe spotkanie, tym większe ma to znaczenie

W przypadku dłuższych spotkań zazwyczaj dobrym rozwiązaniem jest zapewnienie regulowanych krzeseł konferencyjnych oferujących maksymalny komfort przy dużym stole. Podczas długich spotkań równie istotne jest zadbanie o optymalny poziom akustyki, odpowiednie oświetlenie oraz wentylację.

Krótkie spotkania również powinny odbywać się w warunkach zapewniających dobrą akustykę, oświetlenie i wentylację, jednak skutki braku dobrych warunków są bardziej odczuwalne w przypadku długich spotkań. Warto także pamiętać, że wybór dotyczący wyposażenia wnętrza – szczególnie w przypadku krzeseł – może wpływać na środowisko akustyczne. Krzesła z cichymi kółkami eliminują irytujące odgłosy przesuwania, co ma szczególnie znaczenie podczas spotkań hybrydowych, ponieważ uczestnicy dołączający zdalnie są w dużym stopniu uzależnieni od dobrej jakości dźwięku, aby aktywnie uczestniczyć w spotkaniu.