Zaprojektowane do spotkań hybrydowych

Pandemia zmieniła wiele rzeczy - zwłaszcza naszą kulturę spotkań. Niemal z dnia na dzień uczestnictwo w spotkaniach zdalnych stało się zupełnie normalne. Teams, Zoom, Google Meet i wiele innych narzędzi cyfrowych jest teraz standardem. Czy zawsze będziemy tak pracować? Zdalnie? Koniec z dojazdami do pracy, narzekaniem na kawę i ziewaniem podczas porannego spotkania?

Tak się nie stało. Po zakończeniu pandemii odkryliśmy, że pogłoski o śmierci biura były mocno przesadzone. Czasami musimy się spotkać na żywo. Może nie tak często jak wcześniej? Czasami i lepiej popracować z domu.

Nagle narodziła się koncepcja „spotkania hybrydowego”. Innymi słowy, spotkań, podczas których niektórzy przebywają w sali, podczas gdy inni łączą się online. Ale spotkania hybrydowe wiążą się z wieloma wyzwaniami. Jak włączyć uczestników zdalnych? Jak prowadzić twórczą i konstruktywną dyskusję?

Mia Holmlund kieruje segmentem biurowym w Kinnarps. Podkreśla, że najważniejsze jest, aby wszyscy uczestnicy mogli się widzieć.

„Nawet zdalnym uczestnikom trzeba umożliwić kontakt wzrokowy. Komunikujemy się nie tylko głosem, lecz także językiem ciała, dlatego bardzo ważne jest, aby wszyscy mogli się widzieć” – wyjaśnia.

Oto sytuacja, którą z pewnością rozpozna każdy, kto uczestniczył w spotkaniu hybrydowym. Ktoś kładzie laptopa na krótszym końcu stołu. Chociaż osoby uczestniczące zdalnie pojawiają się na dużym ekranie jako gigantyczne głowy, same widzą jedynie rząd maleńkich postaci po drugiej stronie. Trudno dokładnie rozróżnić, kto co mówi. W dyskusji dominują osoby obecne w pomieszczeniu - uczestnicy zdalni mają trudności z włączeniem się do rozmowy.

Znaczenie odpowiedniej technologii

Istnieje jednak kilka prostych sposobów na poprawienie komfortu podczas spotkań hybrydowych. Nina Rapp jest kierownikiem obszaru biznesowego „Nowoczesna praca” w firmie Microsoft w Szwecji. Jest odpowiedzialna za rozwiązania Microsoft dla miejsca pracy, w tym Teams. Zgadza się, że włączenie zdalnych uczestników jest poważnym problemem.

„Wiele trzeba zrobić, aby poprawić jakość spotkań hybrydowych. Wiemy, że 43 procent wszystkich uczestników spotkań hybrydowych nie czuje się włączonych” - zauważa.

Według Niny Rapp jedyną rzeczą, której pracodawcy potrzebują, aby spotkania hybrydowe działały, jest technologia! Choć może się to wydawać proste i oczywiste, jest pomijane przez zbyt wielu pracodawców - 90% sal konferencyjnych w zachodnim świecie nie jest wyposażonych w rozwiązania do nowoczesnej współpracy.

„Jeśli nie można cię zobaczyć ani usłyszeć, bardzo trudno brać udział w spotkaniu. Dużo mówimy o koncepcji «pierwszego rzędu». Dzięki temu zdalni uczestnicy znajdują się w przednim rzędzie, na tym samym poziomie wzroku, co wszyscy inni w pomieszczeniu. Więc w rzeczywistości czujemy się jakby wszyscy siedzieli przy jednym stole - dzięki czemu unikamy podziału na „ich i nas”. 

Projektowanie wnętrz, które przyczynia się do poprawy spotkań hybrydowych

Jakie będą kolejne kroki? Czy jeśli technologia działa, wszystko jest proste? Nie. Równie ważna dla stworzenia dobrego spotkania hybrydowego jest aranżacja wnętrza sali konferencyjnej. Mia Holmlund mówi, że coś tak prostego, jak kształt stołu, ma ogromne znaczenie.

”Najlepszym rozwiązaniem jest blat w kształcie litery U lub V. Dzięki temu kształtowi osoby znajdujące się najbliżej kamery siedzą na odległych końcach. Ułatwia to zdalnym uczestnikom kontakt wzrokowy z osobami siedzącymi w sali konferencyjnej” - mówi Mia Holmlund.

A jaki jest kolejny krok, aby zapewnić jak najlepszą aranżację wnętrz w przypadku spotkań hybrydowych?

„Jest wiele aspektów do rozważenia. Na przykład światło – jakie cienie rzuca na uczestników przy stole. Jeśli światło pada od tyłu, będziesz ledwo widoczny. Zastanów się też, jakiego rodzaju lampy sufitowe posiadasz. Oprawy wpuszczane w sufit są dobre, zwykle zapewniają wystarczające oświetlenie ogólne.”

Następnie dodaje:

„A jakie są w sali krzesła? Ważne jest, aby móc cicho poruszać się przy stole, by zminimalizować czynniki rozpraszające. Krzesła powinny być wyposażone w kółka. Dobra akustyka w sali konferencyjnej jest ważna dla przebiegu spotkania. Można to osiągnąć za pomocą paneli ściennych i mebli tapicerowanych. Przyjrzyj się także ścianom. Powinny być jak najbardziej neutralne – ściany, które są zbyt „upstrzone”, odwrócą uwagę”.

Nina Rapp z firmy Microsoft zgadza się, że meble i aranżacja wnętrz odgrywają ważną rolę w udanych spotkaniach hybrydowych – meble o odpowiednim kształcie i funkcjonalności w połączeniu z odpowiednią technologią zapewniają dobre spotkania zarówno "na żywo", jak i zdalnie.

„Ale wtedy pojawia się kolejne wyzwanie. Nawet jeśli mamy do dyspozycji dobrą technologię i przemyślaną aranżację wnętrza, musimy również stosować włączające metody pracy i sposoby korzystania z dostępnych narzędzi. Jeśli mamy dobrą aranżację wnętrza i w pełni funkcjonalną technologię, od samego początku podnosimy poprzeczkę. Teraz nadszedł czas na omówienie sposobu prowadzenia spotkania i kultury organizacyjnej. Nie wolno nam zapominać o człowieku”.