Case: Elgiganten

Fakty

Klient:
Elgiganten Logistics

Lokalizacja:
Jönköping, Szwecja

Metraż:
1300 m kw.

Liczba kondygnacji:
3

Liczba pracowników:
ok. 130

Termin realizacji:
Wiosna 2022

Droga do zmiany ocen

Liczba pracowników wzrosła, co wymusiło tymczasowe rozwiązania w biurze, które ograniczały zarówno wydajność, jak i satysfakcję z pracy. Aby rozwiązać tę sytuację, firma Elgiganten Logistics zwróciła się do firmy Kinnarps z prośbą o analizę środowiska pracy Next Office®. „Dokładna analiza naszych potrzeb i możliwości była kluczowa w całej naszej drodze do zmian” - mówi kierownik techniczny Andreas Alm.

Pracownicy firmy Elgiganten Logistics Jönköping dotychczas byli rozproszeni w kilku budynkach. W niektórych miejscach było tłoczno, w innych pusto. Brakowało ważnych funkcji, a formalne i nieformalne przestrzenie spotkań nie były szczególnie wygodne. „To nie była dobra sytuacja. Nasze środowisko pracy nie zapewniało dobrego samopoczucia i stanowiło dla naszych pracowników przeszkodę, a nie wsparcie. Mimo to czuliśmy, że obiekt posiada potencjał, ale potrzebowaliśmy pomocy, aby go w pełni wykorzystać” - mówi Andreas Alm.

Wsparcie w tworzeniu środowiska pracy

Analiza środowiska pracy pomaga w identyfikacji potrzeb i wzorców zachowań przed zaprojektowaniem nowego biura. Dzięki warsztatom i narzędziom analitycznym pracownicy uczestniczą w całym procesie zmian. W oparciu o wyniki powstają zalecenia dotyczące układu przestrzennego i rodzajów aranżacji. Tutaj przeczytasz więcej o naszej analizie środowiska pracy Next Office®.

Układ aranżacji przestrzeni był dość tradycyjny, z małymi pomieszczeniami i biurami otwartymi. Managerowie pracowali z dala od reszty organizacji, a sale konferencyjne nie były dostosowane do dzisiejszego sposobu pracy i spotkań. "Wydajność, kreatywność i satysfakcja z pracy były ograniczone, a także obserwowaliśmy brak poczucia wspólnoty, współpracy i dzielenia się wiedzą między działami firmy. Z punktu widzenia działu kadr, jest ważne, abyśmy byli atrakcyjnym pracodawcą, jeśli chcemy rekrutować i zatrzymywać najlepszych pracowników.  Środowisko pracy ma kluczowe znaczenie dla satysfakcji z pracy i zdrowia naszych pracowników” - mówi Marie-Louise Gotmark, dyrektor ds. HR w Elgiganten Logistic.

Chociaż firma miała wgląd w sytuację, potrzebowała wskazówek, aby iść naprzód. Przede wszystkim zdano sobie sprawę, że trzeba zacząć od początku. Andreas Alm dowiedział się o Next Office®, analizie miejsca pracy Kinnarps, która wspomaga opracowanie środowisk pracy dostosowanych do potrzeb działalności. Metoda ta polega na identyfikowaniu potrzeb, wzorców pracy i analizie działalności firmy, angażowaniu kadry zarządzającej i pracowników w proces zmian oraz na wykorzystaniu tej wiedzy jako podstawy do tworzenia środowiska pracy na wiele lat.

Image 3 column_elgiganten3.jpg

Nowe biuro posiada kilka stanowisk pracy w pomieszczeniach, gdzie można pracować indywidualnie, w dużym skupieniu. Wyposażone w biurka z serii P ze ściankami Vibe i fotele obrotowe Capella.

Image 3 column_elgiganten4.jpg

Cyfrowy system rezerwacji ułatwia pracownikom znajdowanie wolnych miejsc w obiekcie.

„Analiza środowiska pracy stworzyła podstawę dla całego projektu. Aby odnieść sukces, wiedzieliśmy, że musimy wprowadzić zmiany, które wszyscy nasi pracownicy zrozumieją i zaakceptują”.

Andreas Alm, kierownik techniczny w firmie Elgiganten Logistics

Od analizy miejsca pracy po follow-up

Analiza rozpoczęła się wiosną 2020 roku. W tym przypadku eksperci środowiska pracy Kinnarps poprowadzili zespół zarządzający do ustalenia wizji, celów i ram projektu. Wysiłki były kontynuowane wraz z analizowanie potrzeb i nawyków. Firma Kinnarps zaangażowała pracowników poprzez wykłady, warsztaty i ankietę internetową. Pomogło to zidentyfikować wzorce pracy organizacji, uchwycić pomysły, wyzwania i możliwości oraz zjednoczyć wysiłki całego zespołu.

Firma Kinnarps przeprowadziła również analizę biura na podstawie czynników związanych z produktywnością i kreatywnością, współpracą, dobrym samopoczuciem, akustyką, oświetleniem i jakością powietrza. Zebrane wyniki zostały przedstawione firmie Elgiganten w raporcie latem 2020 roku. „Otrzymaliśmy dość niskie oceny, co jeszcze bardziej utwierdziło nas w przekonaniu, że inwestycja jest słuszna i konieczna. Analiza dostarczyła również ważnych informacji na temat tego, czego brakowało pracownikom i które funkcje musimy usprawnić” - mówi Marie-Louise Gotmark.

Jesienią 2020 roku rozpoczęła się kolejna faza, kiedy projektanci wnętrz Kinnarps rozpoczęli opracowywanie koncepcji i rozwiązań aranżacji wnętrz na podstawie wyników raportu oraz wizji i celów zespołu zarządzającego klienta. W 2021 roku obiekty zostały przebudowane, a wiosną 2022 roku nadszedł czas, aby wdrożyć rozwiązanie aranżacyjne Kinnarps. Na koniec przeanalizowano rezultaty zmian.

Oś czasu - analiza wskazuje drogę

2020

lato

Wyniki analizy przedstawiono firmie Elgiganten.

2020

jesień

Na podstawie wyników raportu opracowywano koncepcję projektową i aranżację wnętrza.

2021

cały rok

Przebudowa i remont pomieszczeń.

2022

wiosna

Wdrożenie i ocena rozwiązań w nowym obiekcie Elgiganten.

   

W strefie do pracy i spotkań połączono różne wysokości siedzisk. Tutaj można wypić kawę ze współpracownikami, przeczytać e-maile lub odbyć krótkie spotkanie. Stół Vagabond, stołki i krzesła Motus, ścianki działowe Vibe, sofa Point, stół Matsumoto, pufy Fields, fotele Neo Lite.

Biuro, do którego ludzie chcą przychodzić

W tygodniu pracownicy Elgiganten Logistics mają możliwość pracy z domu przez dwa dni oraz trzy dni w biurze. Andreas Alm nie wierzy, że taki model sprawdziłby się w poprzednim biurze z indywidualnymi stanowiskami pracy. W nowej przestrzeni zaadaptowanej do potrzeb biznesowych, biuro zostało podzielone na trzy strefy przeznaczone do pracy na różnych poziomach skupienia. W strefie wysokiej koncentracji można pracować całkowicie bez zakłóceń w wyciszonych pomieszczeniach. W przypadku pracy wymagającej częściowej koncentracji można korzystać z przestrzeni, które są nieco osłonięte, ale nie są całkowicie ciche i odizolowane. W strefie aktywnej pracy i spotkań pozytywna energia pochodzi z rozmów i odgłosów otoczenia.

„Stworzyliśmy przyjazne przestrzenie zarówno do formalnych, jak i nieformalnych spotkań. Biorąc pod uwagę rozwój pracy zdalnej w trakcie pandemii i po niej, biuro musi zapewniać więcej niż tylko stanowisko pracy. Powinno to zachęcać ludzi do przychodzenia do biura i spotykania się ze współpracownikami. Myślę, że każdemu przyjemniej jest teraz pracować i poznawać lepiej swoich współpracowników”.

Marie-Louise Gotmark, dyrektor ds. kadr w Elgiganten Logistics

Image_elgiganten.jpg

Region Småland jako motyw przewodni

Region Smålandii w Szwecji, w którym zlokalizowana jest firma, posłużył jako główny motyw dla wystroju wnętrz, co przyczynia się do pozytywnego doświadczenia przestrzeni biura przez pracowników. Kolory ziemi i naturalne materiały odzwierciedlają przestrzeń wokół, tworząc przyjazne otoczenie. Na przykład drewniane powierzchnie i dobór kolorów natury, takich jak mech i łąka, jagody i borówki, jeziora i granit, są ukłonem dla najbliższej okolicy. „Niezwykle ważne było, aby pracownicy byli dumni z naszych korzeni i mieli poczucie przynależności. Nasza siedziba znajduje się w Jönköping, w regionie Småland w Szwecji i chcemy, aby to było widoczne już od wejścia”, mówi Andreas Alm.

Image_elgiganten2.jpg

Holistyczne podejście do ergonomii

Kompleksowe rozwiązania Kinnarps uwzględniają całościowe podejście do ergonomii środowiska pracy. Biurka z regulacją wysokości służące do pracy i spotkań ułatwiają zmianę pozycji z siedzącej na stojącą. Stanowiska pracy są wyposażone w regulowane fotele obrotowe o najwyższym poziomie ergonomii, które zapewniające każdej osobie dobrą pozycję podczas wykonywania zadań. Miejsca spotkań wyposażone są w tapicerowane meble zapewniające komfort nawet podczas dłuższych posiedzeń. Wśród mebli znajdują się również stołki, które oferują aktywne siedzenie. Więcej ruchu zapewnia też siłownia biurowa z bieżniami i rowerami stacjonarnymi.

Column var.1_elgiganten5.jpg

Średniej wielkości miejsce spotkań z krzesłem Xact i stołem Nexus.

Column var.1_elgiganten6.jpg

Mały pokój do spotkań z krzesłem Pax i stołem Uni.

Column var.1_elgiganten3.jpg

Stanowiska robocze w strefie wysokiej koncentracji zostały wyposażone w biurka z regulacją wysokości serii P, krzesła biurowe Plus i panele akustyczne Vibe.

Zastanawiasz się, w jaki sposób ergonomia może poprawić środowisko pracy?

Dowiedz się więcej o ergonomii holistycznej

Pokój z dwoma stanowiskami pracy, który można zarezerwować, ułatwia pracę nad projektami. Stół Nexus, krzesło biurowe 5000, stołki Cap.

Podwojone oceny

Pozytywną zmianę można zauważyć w analizie następczej przeprowadzonej z pomocą firmy Kinnarps, gdy nowe biuro było używane przez około sześć miesięcy. Oceny biura i nowego sposobu pracy znacznie wzrosły. Nota za to, jak dobrze środowisko wspiera skoncentrowaną i kreatywną pracę, niemal podwoiła się - a ocena współpracy między działami wzrosła o 100 procent!

— To dowód na to, jak ważna jest analiza środowiska pracy, gdy planujemy zmianę biura. Opierając nasze działania na solidnej analizie i wiedzy, możemy tworzyć niestandardowe rozwiązania, które wspierają rzeczywiste potrzeby firmy. To opłacalna inwestycja, bo takie rozwiązania przetrwają próbę czasu” - mówi Henrik Axell, szef strategii miejsca pracy, odpowiedzialny za Kinnarps Next Office®.

Analiza przeprowadzona po zmianie wykazała, że ocena biura wzrosła z 4,0 do 7,0. W procesie analizy środowiska pracy Next Office® firmy Kinnarps gromadzone są dane, które ułatwiają śledzenie funkcjonowania różnych obszarów.

„Otrzymaliśmy rozwiązanie aranżacji wnętrz dostosowane dokładnie do naszych potrzeb oraz rodzaju prowadzonej przez nas działalności, i wiemy, że dzięki temu rozwiązaniu będziemy mogli się rozwijać. Dzięki temu mamy zarówno zrównoważoną organizację, jak i warunki do rozwoju pracowników. Wiemy również, że zainwestowaliśmy w wysoką jakość, ponieważ rozwiązania Kinnarps można odnawiać, zapewniając im długi cykl życia. Sprawia to również, że nasza inwestycja jest zrównoważona pod względem ekonomicznym i środowiskowym”.

Andreas Alm, kierownik techniczny w firmie Elgiganten Logistics

Zasłony w otwartej przestrzeni tworzą przestrzeń spotkań - skuteczny sposób na elastyczną optymalizację wykorzystania powierzchni. Fotel konferencyjny Fendo i ścianka działowa Vibe na kółkach z tablicą do pisania. Po prawej stronie znajduje się strefa odpoczynku. Fotel Fields z wysokim oparciem zachęca do prowadzenia rozmów telefonicznych. Stół Hopper, ścianka Vibe na kółkach wyposażona w tablicę.

Potrzebujesz pomocy w stworzeniu przestrzeni pracy?

Skontaktuj się z nami

Powiązane produkty

Capella

Capella

264 Kolory | 4 Warianty

Plus

Plus

324 Kolory | 12 Warianty

Vibe

Vibe

Vibe Ścianki biurkowe

144 Kolory | 41 Warianty

Serie P

Serie P

17 Kolory | 42 Warianty

Vagabond

Vagabond

Vibe

Vibe

Vibe Ścianki działowe

144 Kolory | 110 Warianty

Hal

Hal

Pax

Pax

Rocca

Rocca

Motus

Motus

Fields

Fields

297 Kolory | 23 Warianty

Fendo

Fendo

Neo Lite

Neo Lite

Point

Point

Matsumoto

Matsumoto

Motus

Motus