Case: Elgiganten
Droga do zmiany ocen
Liczba pracowników wzrosła, co wymusiło tymczasowe rozwiązania w biurze, które ograniczały zarówno wydajność, jak i satysfakcję z pracy. Aby rozwiązać tę sytuację, firma Elgiganten Logistics zwróciła się do firmy Kinnarps z prośbą o analizę środowiska pracy Next Office®. „Dokładna analiza naszych potrzeb i możliwości była kluczowa w całej naszej drodze do zmian” - mówi kierownik techniczny Andreas Alm.
Pracownicy firmy Elgiganten Logistics Jönköping dotychczas byli rozproszeni w kilku budynkach. W niektórych miejscach było tłoczno, w innych pusto. Brakowało ważnych funkcji, a formalne i nieformalne przestrzenie spotkań nie były szczególnie wygodne. „To nie była dobra sytuacja. Nasze środowisko pracy nie zapewniało dobrego samopoczucia i stanowiło dla naszych pracowników przeszkodę, a nie wsparcie. Mimo to czuliśmy, że obiekt posiada potencjał, ale potrzebowaliśmy pomocy, aby go w pełni wykorzystać” - mówi Andreas Alm.
Wsparcie w tworzeniu środowiska pracy
Analiza środowiska pracy pomaga w identyfikacji potrzeb i wzorców zachowań przed zaprojektowaniem nowego biura. Dzięki warsztatom i narzędziom analitycznym pracownicy uczestniczą w całym procesie zmian. W oparciu o wyniki powstają zalecenia dotyczące układu przestrzennego i rodzajów aranżacji. Tutaj przeczytasz więcej o naszej analizie środowiska pracy Next Office®.
Układ aranżacji przestrzeni był dość tradycyjny, z małymi pomieszczeniami i biurami otwartymi. Managerowie pracowali z dala od reszty organizacji, a sale konferencyjne nie były dostosowane do dzisiejszego sposobu pracy i spotkań. "Wydajność, kreatywność i satysfakcja z pracy były ograniczone, a także obserwowaliśmy brak poczucia wspólnoty, współpracy i dzielenia się wiedzą między działami firmy. Z punktu widzenia działu kadr, jest ważne, abyśmy byli atrakcyjnym pracodawcą, jeśli chcemy rekrutować i zatrzymywać najlepszych pracowników. Środowisko pracy ma kluczowe znaczenie dla satysfakcji z pracy i zdrowia naszych pracowników” - mówi Marie-Louise Gotmark, dyrektor ds. HR w Elgiganten Logistic.
Chociaż firma miała wgląd w sytuację, potrzebowała wskazówek, aby iść naprzód. Przede wszystkim zdano sobie sprawę, że trzeba zacząć od początku. Andreas Alm dowiedział się o Next Office®, analizie miejsca pracy Kinnarps, która wspomaga opracowanie środowisk pracy dostosowanych do potrzeb działalności. Metoda ta polega na identyfikowaniu potrzeb, wzorców pracy i analizie działalności firmy, angażowaniu kadry zarządzającej i pracowników w proces zmian oraz na wykorzystaniu tej wiedzy jako podstawy do tworzenia środowiska pracy na wiele lat.
„Analiza środowiska pracy stworzyła podstawę dla całego projektu. Aby odnieść sukces, wiedzieliśmy, że musimy wprowadzić zmiany, które wszyscy nasi pracownicy zrozumieją i zaakceptują”.
Od analizy miejsca pracy po follow-up
Analiza rozpoczęła się wiosną 2020 roku. W tym przypadku eksperci środowiska pracy Kinnarps poprowadzili zespół zarządzający do ustalenia wizji, celów i ram projektu. Wysiłki były kontynuowane wraz z analizowanie potrzeb i nawyków. Firma Kinnarps zaangażowała pracowników poprzez wykłady, warsztaty i ankietę internetową. Pomogło to zidentyfikować wzorce pracy organizacji, uchwycić pomysły, wyzwania i możliwości oraz zjednoczyć wysiłki całego zespołu.
Firma Kinnarps przeprowadziła również analizę biura na podstawie czynników związanych z produktywnością i kreatywnością, współpracą, dobrym samopoczuciem, akustyką, oświetleniem i jakością powietrza. Zebrane wyniki zostały przedstawione firmie Elgiganten w raporcie latem 2020 roku. „Otrzymaliśmy dość niskie oceny, co jeszcze bardziej utwierdziło nas w przekonaniu, że inwestycja jest słuszna i konieczna. Analiza dostarczyła również ważnych informacji na temat tego, czego brakowało pracownikom i które funkcje musimy usprawnić” - mówi Marie-Louise Gotmark.
Jesienią 2020 roku rozpoczęła się kolejna faza, kiedy projektanci wnętrz Kinnarps rozpoczęli opracowywanie koncepcji i rozwiązań aranżacji wnętrz na podstawie wyników raportu oraz wizji i celów zespołu zarządzającego klienta. W 2021 roku obiekty zostały przebudowane, a wiosną 2022 roku nadszedł czas, aby wdrożyć rozwiązanie aranżacyjne Kinnarps. Na koniec przeanalizowano rezultaty zmian.
Oś czasu - analiza wskazuje drogę
2020
lato
Wyniki analizy przedstawiono firmie Elgiganten.
2020
jesień
Na podstawie wyników raportu opracowywano koncepcję projektową i aranżację wnętrza.
2021
cały rok
Przebudowa i remont pomieszczeń.
2022
wiosna
Wdrożenie i ocena rozwiązań w nowym obiekcie Elgiganten.
Biuro, do którego ludzie chcą przychodzić
W tygodniu pracownicy Elgiganten Logistics mają możliwość pracy z domu przez dwa dni oraz trzy dni w biurze. Andreas Alm nie wierzy, że taki model sprawdziłby się w poprzednim biurze z indywidualnymi stanowiskami pracy. W nowej przestrzeni zaadaptowanej do potrzeb biznesowych, biuro zostało podzielone na trzy strefy przeznaczone do pracy na różnych poziomach skupienia. W strefie wysokiej koncentracji można pracować całkowicie bez zakłóceń w wyciszonych pomieszczeniach. W przypadku pracy wymagającej częściowej koncentracji można korzystać z przestrzeni, które są nieco osłonięte, ale nie są całkowicie ciche i odizolowane. W strefie aktywnej pracy i spotkań pozytywna energia pochodzi z rozmów i odgłosów otoczenia.
„Stworzyliśmy przyjazne przestrzenie zarówno do formalnych, jak i nieformalnych spotkań. Biorąc pod uwagę rozwój pracy zdalnej w trakcie pandemii i po niej, biuro musi zapewniać więcej niż tylko stanowisko pracy. Powinno to zachęcać ludzi do przychodzenia do biura i spotykania się ze współpracownikami. Myślę, że każdemu przyjemniej jest teraz pracować i poznawać lepiej swoich współpracowników”.
Region Småland jako motyw przewodni
Region Smålandii w Szwecji, w którym zlokalizowana jest firma, posłużył jako główny motyw dla wystroju wnętrz, co przyczynia się do pozytywnego doświadczenia przestrzeni biura przez pracowników. Kolory ziemi i naturalne materiały odzwierciedlają przestrzeń wokół, tworząc przyjazne otoczenie. Na przykład drewniane powierzchnie i dobór kolorów natury, takich jak mech i łąka, jagody i borówki, jeziora i granit, są ukłonem dla najbliższej okolicy. „Niezwykle ważne było, aby pracownicy byli dumni z naszych korzeni i mieli poczucie przynależności. Nasza siedziba znajduje się w Jönköping, w regionie Småland w Szwecji i chcemy, aby to było widoczne już od wejścia”, mówi Andreas Alm.
Holistyczne podejście do ergonomii
Kompleksowe rozwiązania Kinnarps uwzględniają całościowe podejście do ergonomii środowiska pracy. Biurka z regulacją wysokości służące do pracy i spotkań ułatwiają zmianę pozycji z siedzącej na stojącą. Stanowiska pracy są wyposażone w regulowane fotele obrotowe o najwyższym poziomie ergonomii, które zapewniające każdej osobie dobrą pozycję podczas wykonywania zadań. Miejsca spotkań wyposażone są w tapicerowane meble zapewniające komfort nawet podczas dłuższych posiedzeń. Wśród mebli znajdują się również stołki, które oferują aktywne siedzenie. Więcej ruchu zapewnia też siłownia biurowa z bieżniami i rowerami stacjonarnymi.
Zastanawiasz się, w jaki sposób ergonomia może poprawić środowisko pracy?
Dowiedz się więcej o ergonomii holistycznej
Podwojone oceny
Pozytywną zmianę można zauważyć w analizie następczej przeprowadzonej z pomocą firmy Kinnarps, gdy nowe biuro było używane przez około sześć miesięcy. Oceny biura i nowego sposobu pracy znacznie wzrosły. Nota za to, jak dobrze środowisko wspiera skoncentrowaną i kreatywną pracę, niemal podwoiła się - a ocena współpracy między działami wzrosła o 100 procent!
— To dowód na to, jak ważna jest analiza środowiska pracy, gdy planujemy zmianę biura. Opierając nasze działania na solidnej analizie i wiedzy, możemy tworzyć niestandardowe rozwiązania, które wspierają rzeczywiste potrzeby firmy. To opłacalna inwestycja, bo takie rozwiązania przetrwają próbę czasu” - mówi Henrik Axell, szef strategii miejsca pracy, odpowiedzialny za Kinnarps Next Office®.
Analiza przeprowadzona po zmianie wykazała, że ocena biura wzrosła z 4,0 do 7,0. W procesie analizy środowiska pracy Next Office® firmy Kinnarps gromadzone są dane, które ułatwiają śledzenie funkcjonowania różnych obszarów.
„Otrzymaliśmy rozwiązanie aranżacji wnętrz dostosowane dokładnie do naszych potrzeb oraz rodzaju prowadzonej przez nas działalności, i wiemy, że dzięki temu rozwiązaniu będziemy mogli się rozwijać. Dzięki temu mamy zarówno zrównoważoną organizację, jak i warunki do rozwoju pracowników. Wiemy również, że zainwestowaliśmy w wysoką jakość, ponieważ rozwiązania Kinnarps można odnawiać, zapewniając im długi cykl życia. Sprawia to również, że nasza inwestycja jest zrównoważona pod względem ekonomicznym i środowiskowym”.
Zasłony w otwartej przestrzeni tworzą przestrzeń spotkań - skuteczny sposób na elastyczną optymalizację wykorzystania powierzchni. Fotel konferencyjny Fendo i ścianka działowa Vibe na kółkach z tablicą do pisania. Po prawej stronie znajduje się strefa odpoczynku. Fotel Fields z wysokim oparciem zachęca do prowadzenia rozmów telefonicznych. Stół Hopper, ścianka Vibe na kółkach wyposażona w tablicę.
Potrzebujesz pomocy w stworzeniu przestrzeni pracy?
Skontaktuj się z namiZobacz więcej zdjęć z Elgiganten
Powiązane produkty
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
-
PL
Zmień