Od kącika kawowego po strefę spotkań

Zaczyna się od wejścia, pierwszego wrażenia i atmosfery biura.Każdy, kto wejdzie do środka, może natychmiast zapoznać się z wizją i marką organizacji. W tym przypadku aranżacja wnętrza powinna przyczyniać się do tego, że wszyscy czują się mile widziani a także powinna wyjaśniać, jak poruszać się dalej w biurze. Wrażenia uzupełnia starannie przemyślana kolorystyka, muzyka i zapach świeżo zaparzonej kawy i kwiatów.
 
Wejście można również przekształcić w lobby do pracy, podobne do holu hotelowego. Wejście wraz z lobby stało się ważnym miejscem dla organizacji we współczesnym biurze, zwłaszcza w miarę nasilania się walki o talenty. Chodzi tu nie tylko o przyciąganie nowych pracowników, lecz także o utrzymanie dotychczasowych. Sterfa spotkań, która może być również umieszczona centralnie w biurze, najlepiej odzwierciedla markę, wizerunek i wartości organizacji.
 
Służy także jako kreatywna przestrzeń do burzy mózgów, spontanicznych rozmów i współpracy. Nieformalna i relaksująca przestrzeń pomaga ludziom czuć się swobodniej, dzielić się pomysłami i myśleć niestandardowo. Naturalnie zachęca do innowacyjnych rozwiązań i większej kreatywności. Przestrzeń staje się czymś więcej niż tylko przejściem – staje się ożywczym, energetyzującym i towarzyskim centrum, w którym można czekać, spotykać się, nawiązywać kontakty, delektować się kawą lub pracować. Tutaj rozwija się kultura organizacji.

Wystrój wnętrza w strefie spotkań ma ogromny wpływ na to, jak przestrzeń jest postrzegana i do czego zachęca. Aby uzyskać dynamikę i funkcjonalność dla szerokiej gamy zadań, potrzebna jest zmienność wysokości siedzisk i stołów oraz blatów. Sofy i inne meble wypoczynkowe powinny mieć nieco wyższą wysokość siedziska (45 cm) i nieco twardsze siedzisko, umożliwiające bardziej aktywne siedzenie, ale nadal wygodne i zrelaksowane. Wyższe stoły ze stołkami ułatwiają pracę na laptopie. Stoliki i podstawy mebli wypoczynkowych mogą być wyposażone w gniazdka elektryczne do ładowania różnych urządzeń. Dłuższy stół w większym rozmiarze może być centralnym elementem strefy spotkań, oferując dużo miejsca, dzięki czemu można wybrać siedzisko jak najbliżej lub jak najdalej od osób, które już tam się znajdują. Długi i głęboki stół podzielony pośrodku ściankami akustycznymi lub roślinami i wyposażony w wiele gniazdek elektrycznych tworzy poczucie osobistej przestrzeni w grupie.
 
Strefa spotkań może mieć różną wielkość, ale ponieważ ten obszar jest zazwyczaj większy, szczególnie ważne będzie zadbanie o dobre wyposażenie akustyczne. Ścianki działowe na kółkach mogą zarówno pochłaniać dźwięk, jak i pełnić rolę elementu rozdzielającego pomieszczenie, tworząc spokojniejszą przestrzeń. Sofy lub fotele z wysokimi oparciami umieszczonymi naprzeciwko siebie tworzą naturalne nisze, w których można porozmawiać ze współpracownikiem, z zachowaniem dobrego środowiska akustycznego. Ogólnie rzecz biorąc, meble tapicerowane zawsze pomagają poprawić akustykę.
 
Rośliny to kolejny ważny element, nie tylko dlatego, że poprawiają samopoczucie, lecz także dlatego, że ich liście rozpraszają dźwięki tworząc przyjemniejsze środowisko akustyczne. Szafy z kwietnikami są również dobrym sposobem na oddzielenie części strefy spotkań i umieszczenie biurek do indywidualnej pracy.
 
Dzięki odpowiedniej technologii i elastycznej aranżacji wnętrza strefę spotkań można również przekształcić w idealne miejsce większych prezentacji i wydarzeń, inteligentny sposób na optymalizację przestrzeni biurowej. Większe sale konferencyjne i audytoria są w dużej mierze wycofywane z nowoczesnych biur, ale nadal potrzebne jest miejsce do prowadzenia prezentacji dla dużej publiczności. Strefa spotkań może być dobrą alternatywą! Możliwość sztaplowania stołków i składania stolików na kółkach, łatwe wsuwanie i wysuwanie to tylko niektóre przykłady przydatnych funkcji.

Coraz więcej organizacji dostrzega wartość oferowania miejsc spotkań również w formie nieformalnej. Spotkania twarzą w twarz w miejscu pracy mają wiele zalet. Podtrzymują zaangażowanie, rozwijają relacje i ostatecznie wzmacniają kulturę korporacyjną. Badania* wykazały, że zapytania osobiste są ponad 30 razy bardziej skuteczne niż zapytania wysyłane pocztą elektroniczną.
 
Chociaż komunikacja cyfrowa znacznie się rozwinęła, spotkania fizyczne nadal mają kluczowe znaczenie dla rozwijania relacji i wspomagania zaangażowania w rozwiązywanie problemów oraz innowacji. Pomimo wszystkich postępów technologicznych ludzie są z natury społeczni i potrzebują towarzystwa. Spotkania osobiste ułatwiają odczytywanie mowy ciała i pozwalają poczuć więź z innymi oraz empatię w sposób, który jest trudny do odtworzenia w środowisku wirtualnym. Drobne zmiany w wyrazie twarzy, sposobie, w jaki używamy głosu, poruszamy rękami i nawiązujemy kontakt wzrokowy, pomagają przekazać wiadomość.
 
Ten trend wpływa na funkcjonalność i wygląd biura w ogóle. Wraz z rosnącym znaczeniem spotkań fizycznych coraz większy nacisk kładzie się na przestrzenie socjalne i bardziej domowe przestrzenie biurowe. Strefa spotkań to ożywiona przestrzeń i centrum, w którym można pracować samodzielnie, dyskutować z kolegami w bardziej nieformalnych warunkach, spotykać się ze współpracownikami z innych działów lub po prostu delektować się kawą. Mimo to, biuro nie może składać się wyłącznie z przestrzeni socjalnych: przestrzenie do samodzielnej pracy w koncentracji lub współpracy zespołowej są niezwykle ważne. Analiza miejsca pracy pomaga w identyfikowaniu i analizowaniu działań i potrzeb w celu określenia układu i wielkości przestrzeni w biurze.

Źródła

* Washington Post – The science of being there.