Case: Dział Techniczny gminy Mörbylånga

Nowe poczucie wspólnoty

Przez długi czas pracownicy Działu Technicznego gminy Mörbylånga byli rozproszeni w sześciu różnych lokalizacjach. Decyzja o zebraniu wszystkich pod jednym dachem stała się początkiem dużej transformacji. Dzięki analizie środowiska pracy Kinnarps Next Office®, gmina mogła zidentyfikować swoje potrzeby, przeanalizować sposób pracy i zaprojektować środowisko, które wspiera zupełnie nowy model funkcjonowania organizacji.

Od indywidualnych biurek do elastycznych przestrzeni

W poprzednim biurze każdy pracownik miał swoje stałe, przypisane miejsce pracy. W nowej siedzibie wprowadzono jednak model pracy oparty na aktywności (Activity Based Working), który daje pracownikom swobodę wyboru przestrzeni w zależności od rodzaju wykonywanego zadania i indywidualnych potrzeb. Nowe środowisko obejmuje różnorodne strefy – od miejsc sprzyjających skupieniu i pracy indywidualnej, po przestrzenie przeznaczone do nieformalnych spotkań i współpracy.
Ta zmiana wymagała zmiany sposobu myślenia oraz wdrożenia nowych zasad, ale otworzyła też drzwi do większej elastyczności, interakcji i poczucia wspólnoty w codziennej pracy.

Wzmacnianie produktywności i poczucia wspólnoty 

Efektem zmian jest biuro, które wzmacnia zarówno produktywność, jak i spójność organizacyjną. Rozmowy i współpraca pomiędzy działami, które wcześniej były od siebie oddzielone, teraz odbywają się w sposób naturalny. Bliskość współpracowników ułatwia szybką komunikację, a codzienna praca stała się przestrzenią spontanicznej wymiany doświadczeń i pomysłów. Różnorodne strefy w biurze pozwalają każdemu wybrać miejsce najlepiej dopasowane do charakteru wykonywanych zadań — wspierając koncentrację, interakcję i dobre samopoczucie.

Niclas Beermann, kierownik Działu Technicznego gminy Mörbylånga, opisuje całe spektrum pozytywnych zmian – od wyższej efektywności po większe poczucie dobrostanu:

„Nowe przestrzenie są świeże i inspirujące. Pojawiła się zupełnie nowa możliwość kontaktu i współpracy. Każdego dnia widzę spotkania, które wcześniej nigdy by się nie odbyły. Pracownicy zyskali poczucie przynależności i szansę na stworzenie nowych relacji.” — Niclas Beermann, Kierownik Działu Technicznego, Gmina Mörbylånga

Analiza środowiska pracy jako fundament projektu

Podczas seminarium inspiracyjnego w showroomie Kinnarps w Kalmarze, przedstawiciele gminy Mörbylånga dostrzegli, jak ważne jest solidne przygotowanie do procesu zmian. Dlatego zdecydowali się skorzystać z analizy środowiska pracy Next Office® – narzędzia opracowanego przez Kinnarps, które dostarcza wartościowych informacji o potrzebach organizacji i stylach pracy. Jednym z liderów tego procesu był Henrik Axell, strateg ds. środowiska pracy w Kinnarps, który wyjaśnia:

„Dzięki analizie Next Office® zespół zarządzający otrzymał wsparcie w doprecyzowaniu swojej wizji i celów. Następnie w proces włączono pracowników – poprzez warsztaty, wykłady i ankiety – w sposób uporządkowany i przemyślany, co pomogło zidentyfikować potrzeby i zbudować zaangażowanie.”

Dane podstawą projektu aranżacji wnętrz

Analiza doprowadziła do opracowania planu podziału przestrzeni oraz kompleksowego materiału decyzyjnego, opartego na faktach i wnioskach pochodzących od managementu i pracowników. Wyniki pokazały, jak najlepiej wykorzystać dostępną przestrzeń oraz jakie typy środowisk pracy będą potrzebne, aby wspierać nowy model pracy. Na tej podstawie rozpoczęto kolejny etap – projektowanie aranżacji wnętrz.

Rezultaty analizy zaprezentowano podczas wspólnego spotkania kadry zarządzającej i pracowników. Jak podkreśla Niclas Beermann, był to ważny moment wzmacniający zrozumienie i zaangażowanie w całym procesie:

„Zyskaliśmy jasny obraz tego, co nas czeka i jak będą wyglądały nowe przestrzenie. To dało poczucie bezpieczeństwa i pomogło wszystkim dobrze przygotować się do zmiany” - mówi.

Udana transformacja

Dziś pracownicy z zadowoleniem korzystają z nowego środowiska pracy, choć na początkowym etapie projektu pojawiały się pytania i pewien sceptycyzm – naturalna reakcja na dużą zmianę. Niclas Beermann podkreśla, jak ważny jest szacunek dla przebiegu samego procesu:

„Nawet jeśli jako menedżer masz jasną i pozytywną wizję celów projektu, musisz pamiętać, że nie wszyscy postrzegają to w ten sam sposób” – wyjaśnia.

Według niego kluczową rolę w powodzeniu całego przedsięwzięcia odegrała analiza środowiska pracy:

„Analiza umożliwiła mi zupełnie nowy sposób słuchania pracowników w uporządkowany i świadomy sposób. Gdy wszyscy zostali włączeni w proces, wzrosło ich poczucie odpowiedzialności, a ja zyskałem ich wsparcie na każdym etapie zmiany.”