Case: Kontract

Wysoka ocena nowych sposobów pracy i spotkań

Wizję firmy, aby stać się najbardziej atrakcyjnym w branży miejscem pracy i spotkań, traktują jako swój obowiązek. Kiedy Kontract — firma konsultingowa z branży IT — zdecydowała o zmianie biura, skorzystała z analizy środowiska pracy Kinnarps Next Office®, aby szczegółowo zweryfikować swoje potrzeby i możliwości. 

Dotychczasowe biura stały się zbyt ciasne dla rozwijającej się organizacji, ale przede wszystkim brakowało w nich ważnych funkcji. — Mieliśmy bardzo tradycyjne meble, które nie pasowały do naszej działalności, ponieważ nasi konsultanci spędzają dużo czasu z klientami. Poziom wykorzystania powierzchni biura jest bardzo zróżnicowany, a stare biuro nie odpowiadało naszemu zapotrzebowaniu na elastyczne rozwiązania — mówi Lotta Grundin, kierownik projektu Kontract. 

Oprócz tego, że miało to niekorzystny wpływ na efektywność i satysfakcję z pracy, to niedostatki zrodziły również pytania o wpływ na społeczność, współpracę i dzielenie się wiedzą w organizacji. — Nasze biuro musi być zarówno efektywnym miejscem pracy, jak i atrakcyjnym miejscem spotkań, które wyraźnie zapewni naszym pracownikom dodatkową wartość. Powinno oferować przestrzenie do różnych aktywności, napełniać energią oraz pomagać w budowaniu poczucia przynależności — wyjaśnia. Gdy management rozpoczął omawianie niektórych kwestii, uznano, że pomyślna zmiana wymaga holistycznego spojrzenia nie tylko na obecną sytuację, lecz także na przyszłość. — Na tym etapie usłyszeliśmy o analizie środowiska pracy Next Office® firmy Kinnarps i zdaliśmy sobie sprawę, że jest to dokładnie to, czego potrzebujemy — mówi Grundin.

Dzięki wykładom, warsztatom i ankiecie online firma Kinnarps ustaliła potrzeby pracowników Kontract i określiła schematy pracy w organizacji. Analiza bieżącej sytuacji biura opierała się na takich czynnikach jak produktywność i kreatywność, współpraca, bezpieczeństwo i higiena pracy, akustyka, oświetlenie oraz jakość powietrza. Ponadto klient uzyskał wsparcie w procesie zmian i planowaniu obszarów biura.

W efekcie powstało środowisko oparte na aktywności, w którym pracownicy mogą wybrać miejsce pracy w zależności od wykonywanego zadania, aktywności, a nawet nastroju, np. w strefie niskiej, średniej lub wysokiej koncentracji. Znalazło się również miejsce na przyjemniejsze elementy, takie jak kuchnia biurowa ze wspaniałą, kawiarnianą atmosferą, recepcja dla pracowników i klientów przybywających do firmy, a nawet miejsce do gry w ping-ponga dla osób, które chcą się na chwilę oderwać od pracy.

— Jedną z największych zalet nowego biura są ogólnodostępne pokoje. Cieszą się dużą popularnością, ponieważ mamy coraz więcej zdalnych spotkań. Oczywiście jest również kuchnia, czyli tętniące życiem serce biura, w którym jemy śniadania i lunche — wyjaśnia Grundin.

Zgodnie z wizją, którą opracowano w tym procesie przy udziale Kinnarps, firma Kontract powinna być: Najbardziej atrakcyjnym w branży IT i w Örebro miejscem pracy i spotkań, w którym ludzie są zadowoleni, zmotywowani i rozwijają się, aby odnosić jak największe sukcesy.

Właśnie na tym skupiła się projektantka wnętrz Marie Oscarsson z Mom Designstudio, która wykorzystała analizę przygotowaną przez Kinnarps i Kontract do stworzenia projektu wnętrz. — Nie tylko przyjrzeliśmy się rzeczywistym funkcjom oraz produktom, lecz także dołożyliśmy starań, aby podkreślić tożsamość i markę. Samo środowisko nie jest jedynym powodem, aby przychodzić do biura — powinno również odzwierciedlać podstawowe wartości, wizję i cele firmy Kontract — tłumaczy i dodaje: — Na przykład, położyliśmy duży nacisk na kolorystykę, która łączy wszystkie elementy. Konsekwentna kolorystyka ułatwia zmianę wystroju wnętrza w miarę rozwoju firmy, dzięki czemu rozwiązanie jest bardziej trwałe w długiej perspektywie czasu.

Czy pomimo wszystko przejście z tradycyjnego biura do elastycznego środowiska opartego na aktywności przysporzyło jakichś trudności? Lotta Grundin reaguje błyskawicznie. — Nie, w rzeczywistości jest to bardzo płynny i łatwy proces. Z jednej strony wynika to z tego, że nasi pracownicy są stosunkowo przyzwyczajeni do takiej pracy, choć stare biuro im w tym nie pomagało, a z drugiej z tego, że przy wsparciu Kinnarps przeszliśmy cały proces od samego początku. Dużą korzyść przyniósł nam również poradnik, w którym zebraliśmy zasady, praktyczne informacje i wyjaśnienia, jak powinno funkcjonować nasze nowe miejsce pracy na podstawie analizy miejsca pracy.

Opinie Lotty Grundin potwierdziły się podczas oceny przeprowadzonej przez Kinnarps około sześciu miesięcy po przeprowadzce firmy Kontract do nowego biura. Henrik Axell, strateg ds. środowiska pracy w Kinnarps, biorący udział w projekcie, wyjaśnia, że dla poszczególnych kryteriów (współpraca, wydajność, kreatywność, samopoczucie) oceny nowego biura i nowych metod pracy wystrzeliły w górę. W dziesięciopunktowej skali całkowity wynik zmienił się z nieco ponad pięciu na prawie dziewięć.

— To dowód na to, jak ważna jest analiza środowiska pracy, gdy planujemy zmianę biura. Opierając to, co robimy, na solidnej analizie i wiedzy, tworzymy indywidualne rozwiązania, które sprawiają, że projekt wnętrza staje się długoterminową inwestycją — mówi Henrik Axell.