Case: Deutsche Bahn

Deutsche Bahn przenosi się do nowego środowiska pracy

Firma Kinnarps wdrożyła koncepcję biura dla Deutsche Bahn w budynku administracyjnym Baseler Arkaden w centrum Frankfurtu. Kreatywne środowisko pracy powstało głównie dzięki zaangażowaniu pracowników.

Nowe elastyczne miejsce pracy stanowiło przedmiot dyskusji w Deutsche Bahn od dłuższego czasu. Pięć lat temu koncepcja DB 2020 zainicjowała złożony proces, który obejmował szereg inicjatyw mających na celu uczynienie Bahn AG atrakcyjnym pracodawcą. Praca zdalna i elastyczne godziny pracy są już powszechnie stosowane, zwłaszcza od wiosny 2020 r. Aby zwiększyć satysfakcję pracowników firma Bahn AG koncentruje się również na ich dobrostanie i równowadze między pracą a życiem prywatnym. Stało się jasne, że biura z tradycyjną aranżacją nie pomagają w osiągnięciu tego celu. Ale, co sprawia, że ludzie czują się komfortowo? Firma Deutsche Bahn uznała, że najlepiej zapytać o to samych pracowników, wdrażając dla nowego biura zespołu ds. zaopatrzenia we Frankfurcie nad Menem kompleksowy proces analityczny: Kinnarps Next Office®. W jego wyniku powstało kreatywne, zróżnicowane i kolorowe środowisko biurowe.

Cel

Wcześniej 144 pracowników z różnych działów pracowało we wszystkich czterech lokalizacjach we Frankfurcie. Przestarzała aranżacja z boksami biurowymi, duża ilość dokumentacji w formie papierowej i dotkliwy brak pomieszczeń do zebrań zespołów oraz pracy nad projektami - wszystko to nie wpływało pozytywnie na satysfakcję pracowników, jak również nie sprzyjało nowym formom pracy zespołowej i współpracy.

"Przede wszystkim trzeba było znaleźć nowy, zlokalizowany centralnie budynek, który pomieściłby wszystkie departamenty" - mówi Detlef Frank, Head of Facility Management and Environmental Services Procurement w Deutsche Bahn. Takie biura powinny umożliwiać nowe metody pracy oraz uwzględniać zarówno postępującą cyfryzację, jak i nowoczesne technologie dla środowiska pracy i jego użytkowników. Należy również wprowadzić elastyczne godziny pracy, a firma powinna płacić tylko za efektywnie wykorzystywaną powierzchnię.

Współpraca z firmą Kinnarps jako partnerem kontraktowym DB AG trwała już od wielu lat. W ramach tej kooperacji opracowano koncepcję mebli DB 2020, a teraz po raz pierwszy wdrożono proces analizy środowiska pracy Kinnarps Next Office®. 

Koncepcja przewidywała stworzenie środowiska pracy opartego na aktywności.

"Na 2039 m. kw. powierzchni staraliśmy się stworzyć stanowiska pracy odpowiadające wielu konkretnym wymaganiom" - dodaje Detlef Frank.

Proces konsultacji

Ukończony w 2000 r. biurowiec Baseler Arkaden znajduje się zaledwie kilka minut drogi piechotą od głównego dworca kolejowego we Frankfurcie. Stanowiska pracy działu mieszczą się obecnie na dwóch piętrach. Górne piętro jest dostępne wyłącznie dla 144 pracowników działu, natomiast goście mogą przebywać na niższym poziomie, zwanym „piętrem konferencyjnym”.

Ścisłe zaangażowanie pracowników oznaczało, że mogli zaprojektować własne środowisko pracy. Organizacja projektu i opracowanie koncepcji zmian stanowiły szczególne wyzwanie. Ale poradził sobie z nim zespół projektowy, obejmujący kierowników, pracowników, rady zakładowe i doradców ds. zmian. 'Wiele firm chciałoby wdrożyć proces konsultacji, ale często boją się przeprowadzić go w całości"- mówi Peter Labohm.

Kolory, materiały, dekoracje na ścianach, a także wyposażenie miejsc pracy - kilka warsztatów dla pracowników poświęcono aranżacji wnętrz.

Architekt Jennifer Winkler z DB Immobilien oraz projektantom wnętrz z zespołu Kinnarps przedstawiono różne pomysły i życzenia. W ramach wspólnych prac zebrano, uporządkowano i przekształcono je w koncepcję, która była zarówno wykonalna, jak i profesjonalna - bardzo dobrze współpracowaliśmy jako zespół, ponieważ mówimy jednym językiem i szybko osiągnęliśmy porozumienie - mówi Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis dodaje:

Idąc krok dalej, szczególnie przydatna była wizualizacja planowanej nowej powierzchni z wykorzystaniem wirtualnej rzeczywistości. "Wirtualny spacer po nowym biurze zwizualizowanym na podstawie wstępnych planów zorganizowano w salonie Kinnarps we Frankfurcie oraz na stoisku targowym podczas firmowej konferencji dla pracowników. Dzięki okularom VR mogliśmy wejść do pomieszczeń, porównać je z naszą wizją i wprowadzić zmiany" - mówi Peter Labohm, opisując inny aspekt zaangażowania.

Rezultat

W wyniku wszystkich procesów i badań siedem jednostek organizacyjnych posiada obecnie swoje „bazy". Otwarte strefy biurowe z maksymalnie ośmioma stanowiskami pracy są wykorzystywane w elastyczny sposób zgodnie ze zidentyfikowanymi wzorcami pracy. Standardy techniczne dotyczące wyposażenia osobistego, takiego jak zestaw słuchawkowy, klawiatura i mysz bezprzewodowa, laptop, telefon komórkowy, szafka i własna torba na sprzęt, są bardzo nowoczesne. Standardowe stanowiska do pracy z serii P mają regulację wysokości i są wyposażone w dwa ekrany. Ponadto stworzono indywidualne stanowiska pracy, a cyfrowe metody pracy nie są już futurystycznym marzeniem, w miarę stawania się „biurem bez papieru”.

Jeśli chodzi o wybór stref komunikacji i miejsc spotkań, spełniono wszystkie postulaty — dostępne są pomieszczenia każdej wielkości i z pełnym wyposażeniem, m.in. pokoje do pracy kreatywnej z wyposażeniem IT oraz technologią wideo, które można rezerwować za pośrednictwem nowego systemu rezerwacji. Zadbano również o poczucie prywatności i zapewniono wiele różnych „stref ciszy”. Detlef Frank sypie liczbami jak z rękawa: "Siedem stref bazowych obejmuje 88 standardowych stanowisk pracy typu „multi-space”, 14 indywidualnych, 9 „tymczasowych” (touch-down) stanowisk pracy, 22 sale konferencyjne i pomieszczenia do pracy kreatywnej różnej wielkości, 8 stref komunikacji oraz 4 aneksy kuchenne. Wykorzystujemy powierzchnię biurową na poziomie 72,3%."

Każdy, kto porusza się po dwóch piętrach, może podziwiać nie tylko różnorodność środowisk pracy, lecz także kreatywne, wykonane na zamówienie, inspirowane przyrodą aranżacje wnętrz. Wielkoformatowe fototapety, które wprowadzają domowy nastrój, przenoszą patrzących w różne scenerie. Można znaleźć się na wydmach Północnej Fryzji lub stanąć w jesiennej trawie, albo, tak jak w biurze kierownika działu zaopatrzenia, Ralfa Lüthi, unosić się w chmurach na nieboskłonie. Każdy dział zdecydował o aranżacji własnych pomieszczeń, a Jennifer Winkler i Maritta Kavanozis uwzględniły te życzenia, przekształcając je w spójną koncepcję. Niektórzy uczestnicy spotkań rozkoszują się zapierającym dech w piersiach widokiem górskich krajobrazów, podczas gdy inni wolą organizować zebrania zespołu na tle włoskiej oranżerii.

Meble tapicerowane marki Kinnarps, Materia i Skandiform w szerokiej gamie kolorów uzupełniają te krajobrazy. Seria Fields jest dostępna w kolorze jasnożółtym lub fiołkowo-niebieskim. Fotel Fendo marki Skandiform z charakterystycznymi drewnianymi nogami jest tapicerowany w odcieniu piasku na plaży, a fotele Pax firmy Materia są dostępne w kolorze jasnoczerwonym, jasnoniebieskim i pomarańczowym. Drewniane krzesła w aneksach kuchennych, np. Neo Lite, również są polakierowane w harmonizujących barwach. Nuda nie grozi w tych wnętrzach — wszystkie elementy tej spójnej koncepcji kolorystycznej tworzą atmosferę, w której wszyscy czują się naprawdę świetnie.

Opinie

Wielu pracowników już wyraziło swoją opinię pisemnie i ustnie, stwierdzając, że nie spodziewali się tak wspaniałych rezultatów, nawet wziąwszy pod uwagę wszystkie prace przygotowawcze. Detlef Frank z przyjemnością stwierdza: "Słowa, które padają najczęściej, to „doskonałe” i „świetne”. Zdecydowanie nadal chciałbym kontynuować taki proces w przyszłości, ponieważ uważam, że stworzyliśmy tutaj coś naprawdę wspaniałego".