Nieprzystosowana sala konferencyjna rujnuje spotkania?

Można temu zaradzić

Współpraca to codzienny element każdego środowiska pracy, bez względu na miejsce, czas i wielkość firmy. Wszyscy wiemy, że spotykając się i współdziałając, można tworzyć naprawdę wielkie rzeczy, ale nie wszystkie spotkania są udane. 47% pracowników biurowych uważa, że spotkania to najczęstsza przyczyna marnowania czasu. Wiele już powiedziano na temat poprawy ich organizacji, ale czy poprzez odpowiednią aranżację przestrzeni można sprawić, aby stały się bardziej wartościowe?

Obecnie współpracownicy i partnerzy biznesowi są często rozsiani po świecie. Spotkania i projekty stają się coraz ważniejszym elementem pracy biurowej — jako pracownicy odbywamy średnio 62 spotkania w miesiącu, a dla kierownictwa liczba ta jest jeszcze większa. Co oznacza, że olbrzymią część naszego czasu pracy spędzamy na spotkaniach. Niestety nie zawsze jest on wykorzystywany efektywnie — nawet 1/4 każdego spotkania zajmują sprawy nieistotne! Sale spotkań i sale konferencyjne można zaprojektować w taki sposób, aby sprzyjały realizacji celu spotkania oraz zwiększeniu efektywności, wydajności i kreatywności.

Jakiego rodzaju spotkania organizowane są w firmie najczęściej?

Podczas projektowania sal konferencyjnych ważne jest, aby rozpocząć od analizy typów spotkań, które odbywają się w danej firmie oraz planów na przyszłość związanych z ich liczbą i rodzajem. Należy wziąć pod uwagę stopień wykorzystania miejsc do spotkań, liczbę uczestników oraz czas ich trwania — czy wielkość i liczba sal w firmie zaspokaja związane z tym oczekiwania? Przemyślenie tych kwestii usprawni proces projektowania i pomoże w dopasowaniu przestrzeni do sposobu pracy.

„Aby dotrzymać kroku w rozwoju technologicznym, nasi klienci muszą się mierzyć z wieloma wyzwaniami i dlatego popyt na innowacyjne i funkcjonalne sale spotkań, dostosowane do nowoczesnych metod pracy, jest ogromny. Dzięki Kinnarps Next Office®* tworzenie biura staje się kompleksowym procesem, którego celem jest zapewnienie klientowi kreatywnych, elastycznych i efektywnych przestrzeni do współpracy. Wszystko opiera się na stworzeniu całościowego obrazu i uwzględnieniu wszystkich elementów — organizacji, środowiska, technologii oraz indywidualnych potrzeb poszczególnych pracowników.”

Peter Knecht, Manager International Concept Sales w Kinnarps AB

*Kinnarps Next Office® jest procesem zorientowanym na wyniki, którego punktem wyjściowym są potrzeby organizacji, a kluczowym czynnikiem  — jej pracownicy. Koncepcja Next Office jest oparta na obszernych badaniach przeprowadzanych z klientami, osobami odpowiedzialnymi za wdrażanie zmian w organizacji oraz analitykami.

Dowiedz się więcej

W nowoczesnym biurze często łączymy komunikację bezpośrednią, fizyczną z wirtualną — wspólnie pracujemy nad dokumentami, prezentujemy materiały na większych ekranach oraz bierzemy udział w wideokonferencjach z uczestnikami z całego świata. Można wyposażyć sale spotkań w inteligentne rozwiązania technologiczne, dopasowane do aktualnych i przyszłych potrzeb.

W jaki sposób dostosować przestrzeń do swoich potrzeb?

Miejsce spotkań to nie tylko sala wyposażona w stół i krzesła. Aby dostosować przestrzeń do własnych potrzeb, warto przestrzegać kilku zasad. Należy pamiętać, że kolory w różny sposób wpływają na nasze samopoczucie, co warto uwzględnić podczas projektowania przestrzeni wspomagającej w firmie kulturę spotkań. Żółty jest idealnym kolorem do sal konferencyjnych, ponieważ zachęca do rozmowy i interakcji. Dlatego można zastosować go na ścianach lub na obiciach mebli w przestrzeniach kreatywnych, służących do przeprowadzania burzy mózgów i ożywionych rozmów. Niebieski to kolejny kolor, którego warto użyć w sali konferencyjnej. Uspokaja i pomaga w skupieniu się na efektywnym wykonywaniu zadań. Można go zastosować w pomieszczeniach, w których prowadzone są warsztaty i powstają nowe pomysły. Błękit kojarzy się także z zaufaniem, więc jest to idealne rozwiązanie do miejsc spotkań z klientami. W sali do wideokonferencji ważne jest odpowiednie tło, zapewniające wyraźny obraz i rozpoznawanie poszczególnych uczestników. Tutaj najkorzystniejsze będzie zastosowanie spokojnych i neutralnych kolorów oraz średniego kontrastu — najlepiej sprawdzą się barwy stonowane i naturalne, takie jak brązy, beże i odcienie szarości. Jasne kolory, wyrazisty kontrast bieli i barw ciemnych zwykle dają niepożądane efekty wizualne, więc lepiej ich unikać.

Obecnie monitory są używane w większości miejsc spotkań, nie tylko w salach do wideokonferencji. Wspólnie pracujemy nad dokumentami i prezentujemy je współpracownikom, dlatego ważne, aby wziąć pod uwagę widoczność ekranu. Dobrym rozwiązaniem jest wyposażenie sali w stół konferencyjny dopasowany do długości ekranu lub blat w kształcie litery V, który zapewni odpowiednią widoczność wszystkim uczestnikom spotkania. Krzesła konferencyjne na kółkach ułatwią uczestnikom znalezienie miejsca z najlepszą widocznością.

Krzesła wyposażone w kółka sprawdzają się także podczas dyskusji w grupach lub warsztatów, gdy potrzeba szybkiego i cichego przemieszczania się w sali. Rozsuwane lub składane stoły konferencyjne, a także stoły mobilne, to doskonałe rozwiązanie do miejsc spotkań wymagających elastyczności i dynamiki.

Kluczowym elementem kreatywnych spotkań i udanych burz mózgów jest możliwość swobodnego przemieszczania się, aby zachować odpowiedni poziom energii i tempo pracy. Stoły konferencyjne z regulacją wysokości ułatwiają dostosowanie blatu do potrzeb — wyższy stół konferencyjny ze stołkami barowymi sprawdza się doskonale w przypadku aktywnych spotkań. Umożliwia szybkie wstanie z miejsca, dołączenie do dyskusji albo podejście do tablicy lub ekranu.

Akustyka w sali spotkań jest również ważna dla odpowiedniego poziomu skupienia i efektywności. Twarde powierzchnie, takie jak ściany, szyby, ekrany oraz tablice powszechnie używane w salach spotkań, powodują powstawanie nieprzyjemnego pogłosu, który utrudnia komunikację. Dzięki zainstalowaniu akustycznych paneli ściennych i sufitowych można uzyskać odpowiedni poziom natężenia dźwięku i zminimalizować pogłos. Ważne jest również, aby dźwięk nie wydostawał się poza salę spotkań — aby był słyszalny wewnątrz, ale nie na zewnątrz.

Nie zapominajmy o przestrzeni spontanicznych spotkań!

Spotkania tego rodzaju odbywają się codziennie w każdym biurze. Współpracownicy spotykają się na korytarzach, przy ekspresie do kawy oraz przy swoich biurkach, aby się o coś spytać lub podzielić się pomysłami. Takie spotkania ad hoc są ważne nie tylko z punktu widzenia relacji pomiędzy pracownikami, lecz także przyczyniają się do zacieśniania współpracy i bardziej skutecznego rozwiązywania problemów. Zapewniając komfortowe siedziska w niektórych miejscach biura, można stworzyć pracownikom warunki do prowadzenia takich spotkań.

Dzięki wymienionym elementom łatwiej zrozumieć, jak ważna w procesie organizowania kreatywnych i efektywnych spotkań jest inspirująca oraz funkcjonalna przestrzeń. Naszym celem jest stworzenie komfortowego, intuicyjnego i przyjaznego środowiska pracy, które umożliwia skupienie się na swoich zadaniach oraz zapewnia miłą atmosferę podczas spotkań. Stawiamy sobie za cel, aby funkcjonalnie zorganizowana przestrzeń biurowa pozwalała wszystkim użytkownikom skupiać się na realizacji swoich celów oraz twórczej współpracy.

Potrzebujesz pomocy, aby tchnąć trochę życia w miejsca spotkań w swoim biurze? A może chcesz stworzyć nową, ekscytującą aranżację sal konferencyjnych?

Skontaktuj się z nami