Czy nadszedł czas na zmianę w twoim biurze?

5 kluczowych pytań, które powinna sobie zadać każda organizacja

Czy widzicie, jak szybko zmienia się świat? Może nadszedł czas, aby to samo stało się w waszym biurze. Nie tylko Was dotyczą procesy zmian. Kinnarps pozostaje w stałym kontakcie z klientami na całym świecie. Dzięki temu odkryliśmy, że istnieją pewne kluczowe obszary, na których należy skupić się podczas tworzenia nowego biura. Ujęliśmy je w postaci pięciu pytań, które powinna sobie zadać każda organizacja. Dlatego też opracowaliśmy naszą autorską koncepcję Next Office, czyli proces, w którym wykorzystujemy pogłębione badania, warsztaty i analizy, aby w oparciu o dane poprowadzić naszych Klientów przez proces tworzenia ich idealnego biura.

1. Czy biuro wspomaga Twoją produktywność i kreatywność?

Co sprawia, że ​​każdy z nas z osobna lub razem jako zespół pracuje bardziej efektywnie? I co tworzy kreatywny klimat w pracy? Efektywność i wykorzystanie czasu są istotne, ale znaczenie ma także szybkość przepływu informacji, pochwytywanie nowych pomysłów i rozprzestrzenianie się zmian w sposobie myślenia. Nasze badania pokazują, że środowisko biurowe może mieć znaczący wpływ na satysfakcję pracowników z pracy, co sugeruje, że rozwiązania w przestrzeni pracy skoncentrowane na potrzebach pracowników mogą stać się autentycznym obszarem przewagi konkurencyjnej, a zatem mogą odgrywać kluczową rolę w employer brandingu i działać jako wsparcie dawane pracownikom przez firmę. W biurach typu open space mieli szansę rozwijać się przede wszystkim ludzie kreatywni i ekstrawertyczni. Co ma oczywiście wiele zalet, ale ważne jest również, aby pamiętać o potrzebach introwertyków. Należy stworzyć przestrzenie pracy, w których każdy ma możliwość osiągnąć maksimum swojej efektywności i pomysłowości, oraz znajdzie równowagę między potrzebą pozyskiwania informacji a stanem koncentracji uwagi.

2. Czy Twoje biuro zachęca do współpracy?

Jednym z rosnących trendów współczesnego biznesu jest współpraca, która stanowi naturalną część dzisiejszego miejsca pracy. Gdy tworzymy odpowiednie dla siebie rozwiązania wspierające współpracę, jest ważne, aby zacząć od analizy aktualnych i przyszłych potrzeb. Chodzi o wybór odpowiednich funkcjonalności i promowanie atmosfery kreatywności. Tradycyjną salę konferencyjną można uzupełnić o miejsca spotkań spontanicznych oraz nieformalnych, przestrzenie do pracy projektowej, czy zwinnych projektów typu agile. Często trafiamy na najbardziej pomysłowe rozwiązania, gdy spotykamy się w nietypowym dla nas otoczeniu czy uczestniczymy w spotkaniu ad-hoc. Z naszych analiz¹ wynika, że pracownicy biur chcieliby mieć do dyspozycji trzy razy więcej miejsc spotkań dla grup do sześciu osób, niż mają dużych sal konferencyjnych. Epoka dużych sal konferencyjnych przemija, a zastępują je mniejsze, lecz liczniejsze miejsca przeznaczone do komunikacji i współpracy. Należy zatem oferować nawet ponad dwukrotnie większy wybór miejsc do współpracy, takich jak sofy i fotele, pokój w pokoju, czy przestrzenie projektowe.

3. Czy środowisko biurowe wspiera zdrowie i dobre samopoczucie pracowników?

Chodzi o to, co czujesz rano, wchodząc do biura. Czy czujesz się mile widziany, a Twój poranny zapał trwa w dalszej części dnia? Zdrowie i dobre samopoczucie zależą zarówno od zachęcającej do ruchu aranżacji, w której wykorzystano ergonomiczne wyposażenie, a także od atmosfery panującej w biurze. Wiemy, że środowisko pracy zapewniające dobre samopoczucie, poprawia jakość relacji w zespole i zwiększa wydajność jego członków. Natomiast wyniki naszych badań są alarmujące: 59% respondentów zadeklarowało, że przez cały lub większość dnia pracuje w pozycji siedzącej. Tylko 8% z Użytkowników biur częściej pracuje na stojąco niż siedzi. 60% pracowników opuszcza swoje stanowiska nie więcej niż trzy razy w ciągu dnia aż 16% w ogóle nie wstaje zza swoich biurek przez cały dzień!

Czy w swojej pracy masz możliwość zmiany pozycji z siedzącej na stojącą? Siedzenie przez długi czas po prostu nie służy ani naszemu zdrowiu, ani naszej produktywności. Wpływa niekorzystnie na sylwetkę i zwiększa ryzyko chorób serca i cukrzycy. Dzięki biurkom o regulowanej wysokości można zwiększyć swoją mobilność, często zmieniając pozycję pracy, co poprawia samopoczucie i zdrowie, np. wpływając korzystnie na krążenie.

4. W jaki sposób akustyka, oświetlenie i jakość powietrza wpływają na komfort pracy w biurze?

Dobre samopoczucie i ergonomia to znacznie więcej niż tylko możliwość pracy na stojąco lub prawidłowe siedzenie. Wiele więcej czynników wpływa na nasze zdrowie. Należą do nich poziom hałasu, oświetlenie i jakość powietrza. Światło ma na nas ogromny wpływ, a jeśli chcemy pracować wydajnie, to ważna jest jego jakość. Jeśli chodzi o dźwięk, badania jasno pokazują, że środowisko akustyczne wpływa zarówno na nasze samopoczucie, jak i na naszą produktywność. Przy hałasie na poziomie 55 dB 40% pracowników biurowych doświadcza zaburzeń koncentracji². Dlatego ważne jest, aby postrzegać akustykę, jako ważny czynnik aranżacji biura, niezależnie od typu miejsca pracy i charakteru realizowanych w nim zadań. Biura o zrównoważonym poziomie dźwięku zapewniają Użytkownikom dobre samopoczucie i komfort. W środowisku pracy ważna jest także jakość powietrza, ponieważ zła wentylacja może obniżyć wydajność nawet o 15%³. W jakim stopniu możesz poprawić jakość powietrza, akustyki i oświetlenia w swoim biurze? Kluczem jest całościowe spojrzenie i stworzenie dobrze przemyślanego środowiska pracy.

5. Czy biuro jest dostosowane do Twojego stylu pracy?

Czy Twoje biuro wspiera zadania, którą wykonujesz lub spotkania, w których uczestniczysz? Nie ma uniwersalnego rozwiązania, dzięki któremu można by zaaranżować wszystkie biura na świecie. Każde musi być dostosowane do konkretnej firmy w zależności od jej potrzeb, celów, struktury oraz kultury organizacyjnej. Chodzi nam o e podejście podczas projektowania wnętrz, które uwzględni wszystkie funkcje biura oraz zapewni swobodę wyboru takich miejsc do pracy, które najlepiej wspierają realizację zadań na poziomie indywidualnym, zespołowym lub grupowym. Aranżacja musi oferować przestrzeń zarówno na pracę w samotności, jak i na współpracę.

Czy praca oparta na aktywności jest czymś, z czego warto skorzystać? Czy aktualne biuro odzwierciedla wartości i tożsamość Waszej marki, Twoje własne wartości i Twój styl pracy? Opinie zebrane w naszym badaniu¹ zdecydowanie to potwierdzają. Poprosiliśmy naszych respondentów, aby wyobrazili sobie, że mogą swobodnie wybierać preferowane rozwiązanie spośród 16 różnych typów aranżacji środowiska pracy. Chociaż przypisane stanowisko pracy pozostaje nadal popularnym wyborem, to wyniki nie były tak rozstrzygające, jak można się było spodziewać. Gdy dostępne są alternatywne przestrzenie do pracy, to ludzie chętnie z nich korzystają, a czas spędzony przy indywidualnym stanowisku pracy spada z 58% do zaledwie 18%. A najbardziej  poszukiwane są miejsca do współpracy.

Żródła

1. The Kinnarps Agile Working Insight Reports 2018
2. Hedge, A. The open-plan office: A systematic investigation of employee reactions to their work environment
3. https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/arbeta-med-arbetsmiljon/dolda-faror-i-arbetsmiljon/#nr1