Co eksperci mówią o środowisku pracy activity- based working?

Biuro oparte na aktywności jest jednym z najpopularniejszych trendów. Ale czy się sprawdza? Po raz pierwszy dokonano badań w tym zakresie. Lena Lid Falkman wraz ze swoimi współpracownikami określiła zalety i wady takiego rozwiązania.

Lena Lid falkman jest doktorem ekonomii i pracuje w Wyższej Szkole Handlowej w Sztokholmie.

 

Jej praca doktorska dotyczyła przywództwa, współpracy i komunikacji, a badania obejmowały między innymi wpływ nowych technologii na te aspekty w pracy.

 

 

Trendy bez badań

„Rozwój technologii napędza trend biur opartych na aktywności, lecz nie przeprowadzono żadnych badań w tym obszarze. Duże firmy i instytucje państwowe zaangażowały się w to rozwiązanie bez dokładnej wiedzy na temat jego wpływu na organizację i pracowników. Bez rozeznania, czy to rozwiązanie się w ogóle sprawdza” – mówi Falkman

Wraz z sześcioma naukowcami z różnych dziedzin poświęciła trzy lata na badanie możliwości i wyzwań biur opartych na aktywności. Projekt został zatytułowany „Biuro przyszłości”, a ostateczny raport zostanie opublikowany jesienią 2018 r.

„Mamy nadzieję, że przyczynimy się do bardziej wyważonego i obiektywnego podejścia do biur opartych na aktywności. Biuro tego typu ma oczywiste zalety, ale nie jest też wolne od wad. Ważne, aby mieć świadomość, że ten sposób pracy nie pasuje do każdej organizacji i rozumieć, dlaczego się na niego decydujemy. Praca oparta na aktywności to nie jest „rozwiązanie na szybko”, które zastosuje się, mając nadzieję, że wszystko piękne się uda. Potrzebny jest plan”.

RÓŻNE TYPY PRZESTRZENI

Czym jest praca oparta na aktywności?

„Kluczem do tej koncepcji jest zastosowanie różnych rodzajów miejsc pracy dla różnych aktywności. Pracownik może usiąść, gdzie chce, wybierając otoczenie, które najlepiej pasuje do realizacji aktualnego zadania. Warunkiem sukcesu jest zaprojektowanie różnych miejsc pracy tak, aby spełniały wymagania organizacji i pracowników – odpowiednia liczba opcji musi rzeczywiście wspierać różne aktywności. W innym przypadku może dojść do koszmaru, o jakim często się słyszy: zbyt mała liczba miejsc do pracy sprawia, że pracownicy muszą przyjeżdżać wcześniej do biura, aby znaleźć sobie jakiś kąt”.

Falkman uważa, że niektóre typy miejsc pracy są bardziej istotne niż inne.

„Ciche miejsca, w których można się skoncentrować, są bardzo ważne, tak jak różnej wielkości miejsca spotkań, gdzie można wykonać telefon lub zorganizować różnego rodzaju spotkania. Kluczowe w biurze opartym na aktywności są przestrzenie socjalne – stołówki, strefy wypoczynku, kawiarnie. W tych miejscach pracownicy spotykają się, rozwiązują problemy i ładują akumulatory. Myślę, że doskonałym przykładem jest szwedzkie biuro nieruchomości Vasakronan. W ich siedzibie kawę można znaleźć w jednym miejscu. Każdy się tam zjawia, co oznacza również, że pracownicy spotykają się, rozmawiają i nawiązują kontakty w tym właśnie miejscu. To niczym oaza na pustyni!”

 

Przestrzeń do rozwoju środowiska pracy

Okazuje się, że to stworzenie wielu okazji do spotkań jest jedną największych zalet biur opartych na aktywności.

„Biura oparte na aktywności mogą promować współpracę w organizacji. Pracownicy poznają się i komunikują na różne, nowe sposoby. Dzięki temu można uniknąć tzw. efektu silosów, oznaczającego, że poszczególne działy są od siebie odizolowane. Środowisko activity-based working może zbliżać do siebie różne części firmy, wzmacniając jej kulturę”.

Jedną z części badania była skomplikowana ankieta, wymagająca od pracowników różnych firm odpowiedzi na pytania na temat ich oczekiwań wobec biura opartego na aktywności. Pytania zadawano przed wprowadzeniem tego rozwiązania oraz po jego wdrożeniu.

„Według pracowników biuro oparte na aktywności inspirowało ich do pracy, a komunikacja w nim była pozytywna” – mówi Falkman.

„Innymi zaletami tego środowiska są jego elastyczność oraz swoboda decydowania o miejscu wykonywania pracy. Można powiedzieć, że activity-based pasuje do organizacji o wysokim poziom samodzielności w organizacji pracy. Promuje pracowników, którzy dobrze organizują swój czas pracy i chcą mieć nad nim kontrolę”.

„Doskonałym przykładem jest szwedzkie biuro nieruchomości Vasakronan. W ich siedzibie kawę można znaleźć w jednym miejscu. Każdy się tam zjawia, co oznacza również, że pracownicy spotykają się, rozmawiają i nawiązują kontakty w tym właśnie miejscu. To niczym oaza na pustyni!” Lena Lid Falkman

Lena Lid Falkman

Ergonomiczne miejsca pracy

Grupa badawcza wśród wad zidentyfikowała zwiększone ryzyko problemów z koncentracją.

„Przeprowadziliśmy rozmowy z wieloma zespołami i wiele z nich stwierdziło trudności z koncentracją podczas pracy. Mózg potrzebuje chwili, aby skupić się na danym zadaniu, a jeśli wciąż nas coś rozprasza, to nasza praca staje się trudniejsza. Dlatego bardzo ważne jest, aby środowiska activity-based working oferowały miejsca do pracy w koncentracji oraz żeby pracownicy z nich korzystali” – mówi Falkman.

„W naszym zespole znajduje się również lekarz, który badał, jak środowisko tego typu wpływa na osoby powracające do pracy po rehabilitacji lub wypaleniu zawodowym. Tu pojawia się komplikacja – jak osoby nieprzystosowane do środowiska opartego na aktywności znajdą w nim swoje miejsce?”

Pracownicy często wyrażali swoje obawy dotyczące korzystania ze swoich sprawdzonych pomocy ergonomicznych w biurze zorganizowanym według tej koncepcji.

„Doświadczenia firm, które wprowadziły to rozwiązanie, pokazują, że stan zdrowia i nastawienie pracowników były lepsze w środowisku opartym na aktywności. Przyczyną jest oczywiście fakt, że więcej się poruszają”.

BIURO PRZYSZŁOŚCI

Wniosek Leny Lid Falkman brzmi następująco: należy odrzucić gotowe rozwiązania i mieć odwagę posłuchać ludzi.

„Myślę, że najlepsze biuro to takie, w którym wszyscy pracownicy mogą decydować o tym, jak pracują. Nie znalazłam wielu przykładów firm, które łączą kilka typów przestrzeni i zostawiają wybór pracownikom”.

Zmiany zachodzące w organizacji i rotacja pracowników nie muszą być problemem – mówi Falkman.

„Przychodząc do nowego stanowiska pracy, powinniśmy mieć możliwość wyboru miejsca, gdzie można wykonać zadanie indywidualnie lub wspólnie z innymi. Ekscytująca jest wizja skoncentrowania się na jednostce i pozostawienia jej wyboru”.

„Ważne jest, aby wiedzieć, dlaczego wybieramy pracę opartą na aktywności, oraz mieć świadomość, że ten sposób pracy nie pasuje do każdej organizacji. Praca oparta na aktywności to nie jest „rozwiązanie na szybko”, które zastosuje się, mając nadzieję, że wszystko piękne się uda. Potrzebny jest plan”. Lena Lid Falkman

Lena Lid Falkman

Lena Lid Falkman:

Jak zapewnić sukces biura opartego na aktywności

1.

Czy zadanie domowe zostało odrobione?

Jak i kiedy pracują nasi pracownicy? Jakich stref aktywności potrzebuje biuro, jak wiele osób będzie z nich korzystać i jak często? W ten sposób upewnimy się, że środowisko pracy oparte na aktywności spełnia nasze potrzeby.

2.

Czy wszyscy są zaangażowani?

Uczestnictwo decyduje o sukcesie biura tego typu. Wszyscy pracownicy muszą być zaangażowani i wyrazić swoje opinie.

 

3.

Czy jest odpowiednia technologia?

Rozwiązanie oparte na aktywności wymaga nieco więcej niż „tylko” Wi-Fi i połączeń bezprzewodowych. Potrzebne jest inteligentne biuro. Ponieważ każdy powinien mieć możliwość pracy wszędzie, nie ma tu miejsca na papiery – dokumenty muszą być elektroniczne. Pracownicy muszą też wiedzieć, jak działa cyfrowe biuro. Jest to szczególnie ważne dla instytucji państwowych i firm, które muszą przestrzegać ścisłych procedur korzystania z dokumentów. Jeśli cyfrowe biuro działa prawidłowo, praca staje się łatwiejsza i szybsza. Dodatkowo więcej osób może mieć dostęp do tego samego dokumentu w tym samym czasie.

 

4.

Czy to jest funkcjonalne?

Nie ma znaczenia jak piękna jest aranżacja – wnętrze musi być funkcjonalne. W przeciwnym razie zaproponowane rozwiązania nie będą wykorzystywane.

Wskazówki od specjalisty ds. ergonomii!

W biurze activity-based working od pracowników zależy, gdzie i jak wykonywane są ich zadania. Co może mieć pozytywny wpływ na ich zdrowie. Prawidłowo używane środowisko tego typu oznacza większe zróżnicowanie i aktywność.

„W biurze activity-based working od pracowników zależy, gdzie i jak wykonywane są ich zadania. Co może mieć pozytywny wpływ na ich zdrowie. Prawidłowo używane środowisko tego typu oznacza większe zróżnicowanie i aktywność” – mówi Anders Lundahl, specjalista ds. ergonomii i fizjoterapeuta w Kinnarps.

Anders Lundahl, specjalista ds. ergonomii i fizjoterapeuta w Kinnarps.

  • Rozwiązania dla biur activity-based working stwarzają nowe możliwości ruchu w ciągu dnia: przemieszczanie się między różnymi przestrzeniami w biurze lub w czasie różnych aktywności, np. praca na stojąco lub na siedząco.

  •  

     

    Ruch musi być zróżnicowany. Aby umożliwić aktywną zmianę pozycji pracy, dobrze jest uwzględnić biurka z regulacją wysokości i wyposażyć biuro w stoły o różnych wysokościach. Sofy i worki do siedzenia nie stworzą samodzielnie ergonomicznego środowiska.

    •  

       

      Należy przewidzieć w biurze wiele dogodnych miejsc do pracy. Do zadań wykonywanych przez dłuższy czas potrzeba dobrych biurek z regulacją wysokości oraz stacji dokujących. Nie jest możliwa dłuższa praca na laptopie przy biurku bez regulacji wysokości.

    •  

       

      Ważna jest akustyka. Należy zapewnić w biurze dźwiękochłonne rozwiązania ułatwiające koncentrację.

  •  

     

    Także dobre oświetlenie ułatwia wykonywanie zadań.