Od teorii do praktyki – cała prawda o zastosowaniu Activity Based Working

Trochę więcej informacji

Od kilku lat Kinnarps doradza klientom w ramach pakietu usług konsultingowych pod nazwą Kinnarps Next Office^®, które angażują liderów i zespoły pracownicze w daleko idące badania ich obecnego modelu organizacji pracy oraz preferowanych wzorców pracy pod warunkiem, że otrzymają więcej wariantów przestrzeni i większą możliwość ich wyboru. Dzięki warsztatom, ankietom online oraz aplikacji, Next Office^® jest nieoceniony w zrozumieniu obecnych zasad funkcjonowania przestrzeni pracy oraz tego, jak pracownicy Klienta chcieliby realizować swoje zadania. To z kolei pozwala na uzyskanie informacji niezbędnych w procesie projektowania, w wyniku którego powstaje miejsce pracy stworzone specjalnie w celu zaspokojenia potrzeb pracowników konkretnej organizacji.

Jako największa europejska marka mebli biurowych, Kinnarps współpracuje z wieloma firmami z różnych krajów i sektorów. Przeprowadziliśmy już ponad 60 badań w ramach konsultacji Next Office®, rejestrując doświadczenia ponad 5 300 pracowników przedsiębiorstw działających na różnych rynkach.

Ludzie mają głos

Mimo że skonsolidowane wyniki nieznacznie różnią się od raportów przygotowywanych dla poszczególnych firm, można zaobserwować wyraźne tendencje. Na przykład:

Praca biurowa jest zróżnicowana, a mimo to organizacja tradycyjnego miejsca pracy ogranicza się tylko do jednego typu aranżacji – indywidualnego stanowiska pracy. Gdyby jednak pracownicy mieli wybór przestrzeni, spędzaliby przy swoim stanowisku pracy niespełna 20% dnia roboczego.

Większość firm ma zbyt wiele dużych, nieelastycznych sal konferencyjnych, za to niewystarczającą liczbę mniejszych pomieszczeń, odpowiednich do spontanicznych spotkań i konsultacji projektowych.

Pomimo coraz liczniejszych dowodów na to, że zbyt długi czas pracy w pozycji siedzącej stanowi poważne, długofalowe zagrożenie dla zdrowia, ponad połowa pracowników spędza stosunkowo niewiele czasu (albo wcale) w pozycji stojącej lub w ruchu.

Środowisko biurowe odgrywa kluczową rolę w osiąganiu przez pracowników satysfakcji z pracy, co stwarza firmom ogromne możliwości wyróżnienia się na tle konkurencji.

Zaspokajanie potrzeb

Nieadekwatne zaplecze konferencyjne to jedna z najczęstszych bolączek firm, która stała się już przedmiotem anegdot. Jak pokazują nasze badania, projektowane obecnie miejsca pracy nie odpowiadają współczesnym potrzebom. Ogólnie rzecz biorąc, liczba dużych sal konferencyjnych znacznie przewyższa zapotrzebowanie. Z naszego raportu wynika, iż pracownicy biur woleliby, aby stosunek mniejszych pomieszczeń (dla grup sześcioosobowych lub mniejszych) do większych wynosił 3:1. Co więcej, gdyby mieli możliwość wyboru rozwiązań przestrzeni do współpracy, takich jak room-in-a-room i miejsca pracy projektowej, to stosunek ten mógłby zwiększyć się ponad dwukrotnie. Epoka dużych sal konferencyjnych przemija; obecnie preferowane są bardziej kameralne punkty komunikacji i współpracy.

Wszystko zaczyna się od góry

Najczęstszym zastrzeżeniem firm, które rozważają przyjęcie activity based working, jest to, że nowe obiekty nie będą w pełni wykorzystywane, czyniąc tym samym całe przedsięwzięcie mało efektywnym wydatkiem. Jednak nasze badanie dowodzi, że personel znacznie łatwiej przystosowuje się do zmian niż pracodawcy. Pracownicy zwykle uznawali, że potrafią dostosować się do zmian w 76%, podczas gdy firmy, w których pracują, są według nich tylko w 56% otwarte na zmiany. Z badań tych jasno wynika, iż członkowie zespołu są otwarci na nowe pomysły w większym stopniu niż wydaje się ich przełożonym.

Niemniej jednak, czasami w podejściu do wprowadzania nowych metod pracy tkwią pewne pułapki, ale największa odpowiedzialność za powodzenie lub fiasko całego przedsięwzięcia spoczywa na szczycie organizacji.

Współpracowaliśmy z włoską firmą kosmetyczną, której zespół zarządzający był całkowicie pochłonięty procesem zmian. Był zaangażowany na każdym kroku, m.in. wykazując zainteresowanie pomysłami pracowników, jak również wykorzystując metodę Agile w swojej własnej pracy. Pomyślny rezultat przedsięwzięcia zapoczątkowała impreza, podczas której gospodarze podziękowali pracownikom za ich wkład oraz zapoznali wszystkich z nowym sposobem pracy.

Ale nie zawsze firmy podzielają to podejście. Jeden z większych klientów w Niemczech stwierdził, że praca oparta na aktywności nie nadaje się dla zarządu, prezentując podejście „rób co każę, ale mnie to nie dotyczy”. Po przekształceniu biur pracownicy zadawali sobie pytanie: „Jeśli zarząd nie korzysta z wdrożonych rozwiązań, dlaczego my mielibyśmy to robić?” — i powrócili do praktyk, które chciano wyeliminować.

Aby przejście do activity based working zakończyło się sukcesem, ważne jest, aby wyższa kadra zarządzająca była w pełni zaangażowana. Ten model nie może być postrzegany jedynie jako projekt związany z infrastrukturą czy też w części z infrastrukturą, a częściowo z zasobami ludzkimi – praca oparta na aktywności wpływa na każdy poziom działalności gospodarczej firmy.

Rozwiązania, które się sprawdzają

Zdajemy sobie sprawę, że nie jest to po prostu wybór między tradycyjną metodą pracy a metodą activity based working. Next Office^® pomaga określić odpowiedni dla konkretnej firmy stopień gotowości na pracę opartą na aktywności oraz wskazać, w którym miejscu na skali mogłaby się znajdować. Ta metoda sprawdza się najlepiej wówczas, gdy kierownictwo wyższego szczebla angażuje się w cały proces, pobudzając niezbędne zmiany w technologii i zachowaniu, w taki sposób, aby przejście do pracy opartej na aktywności zakończyło się sukcesem. Czas i wysiłek włożony w zaangażowanie zespołu oraz pozyskanie dokładnych danych do podjęcia decyzji, sprawią, że nowe biuro będzie zarówno odpowiedzią na potrzeby pracowników związane z ich stylem pracy, jak i właściwym miejscem rozwoju firmy w epoce intensywnej transformacji biznesowej.

Sprawdź jaki typ biura wybierasz? www.kinnarps.pl/biurometr