Case: Stena Line

Rzuć kotwicę w hamburgu

Znaczące zmiany w organizacji i w kulturze korporacyjnej skłoniły jedno z największych przedsiębiorstw żeglugowych w Europie do przemyślenia sposobu i miejsca wykonywania pracy. Firma Stena Line GmbH & Co. KG uczyniła to, co leży w jej naturze: złapała sprzyjający wiatr w żagle i wyruszyła ze swojej wieloletniej siedziby w Rostocku w kierunku Hamburga, by zarzucić kotwicę w jednym z najpiękniejszych miejsc tego portowego miasta.

Nowa siedziba w Niemczech z zachwycającym widokiem na Elbę mieści się teraz tutaj. Znajduje się w niej biuro, w którym uwzględniono zasadniczą zmianę w sposobie pracy, odzwierciedlając szwedzką kulturę pracy i zarządzania.

Towarzyszem tej podróży była firma Kinnarps, która zaaranżowała i wyposażyła nowe biuro, wykorzystując swoją metodę konsultacyjną Next Office^®.

Nie mamy wpływu na wiatr, ale możemy kontrolować żagle

Jeszcze przed kryzysem spowodowanym pandemią coraz wyraźniej dostrzegaliśmy, że praca niekoniecznie musi odbywać się w biurze przy biurku, a może w domu, w czasie podróży czy przestrzeniach coworkingowych. Dlatego zarówno pomieszczenia, jak i meble podlegają nowemu podejściu do projektowania. „Nie chodziło jedynie o pracę w odmienny sposób i przeprojektowanie biura. Chcieliśmy się przenieść, by uzewnętrznić naszą potrzebę współpracy i wymiany wiedzy, skończyć ze sztywnymi godzinami pracy, przygotować się na różne scenariusze oraz dokonać otwarcia nowego rozdziału w historii firmy w wyrazistej przestrzeni” – mówi Ron Gerlach, dyrektor handlowy i dyrektor zarządzający Stena Line Germany.

Zamiast pracy w osobnych pokojach, często za zamkniętymi drzwiami, zarząd oczekiwał przestrzeni dostosowanej do różnych aktywności wykonywanych z zastosowaniem narzędzi elektronicznych, która będzie stanowić przyjemne środowisko zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Analiza miejsca pracy wykonana przez Kinnarps umożliwiła określenie konkretnej wizji zmian. Podczas warsztatów, w których udział wzięło kierownictwo oraz dział HR, określono wyzwania, co pozwoliło firmie Kinnarps na szybkie przygotowanie planu aranżacji.

Dzięki wynikom wielu wcześniejszych analiz Peter Labohm, strateg ds. przestrzeni pracy firmy Kinnarps, wie, że nie da się powstrzymać zmian zachodzących w środowisku pracy biurowej, a jedyną drogą rozwoju jest pogodzenie się z tym i kształtowanie ich zgodnie z własnymi potrzebami: „Pasuje tu stare powiedzenie Wikingów: Nie mamy wpływu na wiatr, ale możemy kontrolować żagle”. To właśnie zrobiła Stena Line. „W naszym nowym biurze załoga dużo ze sobą rozmawia, spotykamy się z klientami, pracownikami naszych siostrzanych firm i innymi współpracownikami, ale przede wszystkim mamy możliwość wykonywania wielu czynności w różnych przestrzeniach. Ten styl pasuje do nas jako szwedzkiej firmy żeglugowej. A towarzyszy temu wszystkiemu widok na Elbę” – cieszy się Ron Gerlach.

Uniwersalna przestrzeń sprzyjająca współpracy i kreatywności

Nowa siedziba zapewnia środowisko pracy dostosowane do różnych aktywności oraz szereg stref wielofunkcyjnych, w których praca wykonywana jest za pomocą narzędzi elektronicznych i nie wymaga papieru. Niewielki 10–12-osobowy zespół z niecierpliwością czeka możliwość efektywniejszej współpracy w nowym otoczeniu. Przeprowadzka do morskiego centrum Niemiec to nie przypadek: „Ponieważ w przyszłości będziemy jeszcze bardziej koncentrować się na zintegrowanych koncepcjach logistycznych, ofertach intermodalnych i łańcuchach transportowych z jednego źródła w sektorze transportu towarów, bliskość innych firm z Grupy Stena stwarza potencjał do jeszcze ściślejszej współpracy” – wyjaśnia Ron Gerlach.

Produkty i rozwiązania Kinnarps umożliwiają nowy sposób pracy. W otwartej przestrzeni biura na Elbberg 8 nie ma już stałych stanowisk – zespół korzysta z tych samych pomieszczeń. Wszystkie podwójne i pojedyncze stanowiska pracy mają takie samo wyposażenie. Biurka z serii[P] lub Polaris o regulowanej wysokości z dwoma monitorami i stacją dokującą zapewniają niezbędną ergonomię, podobnie jak krzesło Capella.

Zwłaszcza zespół handlowy często podróżuje lub pracuje w domu. Każdy, kto do nas przychodzi, szuka nie tylko wolnego biurka, które mu się spodoba, lecz także możliwości kontaktu z kolegami. W tym celu powstało kilka miejsc spotkań. Siedziska Monolite z wysokimi oparciami idealnie nadają się do kreatywnych spotkań, spotkań ad hoc, czytania lub spędzania przerw, pełniąc funkcję pokoju w pokoju. Stanowią naturalną osłonę od otwartego biura. W przeciwieństwie do wysokiego stołu ze stołkami barowymi NEO, który sygnalizuje innym możliwość dołączenia do spotkania.

Dwie akustyczne budki telefoniczne umożliwiają prowadzenie niezakłóconych rozmów. Do dyspozycji jest również duża i mniejsza sala konferencyjna oraz akustyczny boks konferencyjny, które spełnią wszystkie wymagania związane ze spotkaniami i dyskusjami.

Gdy wieje wiatr, statki stawiają żagle

„Kiedy wyglądasz przez okno, masz wrażenie, że znajdujesz się na statku” – mówi Ron Gerlach. Patrząc na jednostki, które zawijają do portu i wypływają z niego, widząc sam port i most Köhlbranda na wprost, czasem można odpłynąć myślami. Jest to istotny czynnik dobrego samopoczucia. Biuro w prawdziwie skandynawskim stylu jest połączone z otoczeniem zewnętrznym za pomocą dużego balkonu.

Wewnątrz precyzyjnie dobrana kolorystyka tworzy atmosferę morskiego spokoju i wyciszenia. Proste, ale eleganckie kolory, nawiązują do kolorów z zewnątrz. Wiele naturalnych kolorów i materiałów, jak jasnoszare tkaniny na obiciach krzeseł, połączono z bielą i czernią, ale także jasnoturkusową tapicerką na krzesłach konferencyjnych.

Połączenie dźwięku i obrazu

Oprócz wspaniałego widoku uwagę w biurze przyciąga wielkoformatowe zdjęcie zrobione na pokładzie promu Stena Line, na którym widać dziób statku na wzburzonym morzu. Ta fotografia została wykonana przez starszego kapitana statku specjalnie dla nowego biura w Hamburgu i wywołuje jeszcze większe uczucie spokoju podczas pracy - obraz współgra z wykładziną i sufitem.

Ahoj, nowe talenty!

Fakt, że takie środowisko pracy może również wywrzeć wrażenie na potencjalnych nowych członkach zespołu, również został tu wzięty pod uwagę. „Zawsze szukamy zaangażowanych osób, jak pracownicy IT, handlowcy lub logistycy, którzy są entuzjastycznie nastawieni i lubią naszą szwedzką kulturę pracy” – wyjaśnia Ron Gerlach. „Oczywiście to nowe biuro pomoże nam w przyciągnięciu takich ludzi”.

Pozytywny odzew

Nie tylko potencjalne talenty potrafią docenić nową przestrzeń pracy – Ron Gerlach otrzymuje również pozytywne opinie od firmy macierzystej: Koledzy z Gothenburga są entuzjastycznie nastawieni do koncepcji „New ways of working”, która tworzy miejsce na otwartą komunikację. Dyrektor zarządzający Stena Line Deutschland jest zachwycony, że proces został zakończony szybko i bez opóźnień: „Nigdy nie sądziłem, że będzie to tak łatwe i szybkie. Łącznie z dostawą. Wszystko poszło gładko”.