Case: SenFin

Pilotażowy projekt "Arbeit mal anders" (pracuj inaczej) Senackiego Departamentu Finansów w Berlinie istotnie zmienia środowisko biurowe. Urząd pokazuje, jak może wyglądać zrównoważona kultura pracy z dala od tradycyjnego biura. Nowoczesne i elastyczne środowisko pracy zostało zrealizowane we współpracy z Instytutem Frauenhofera i wyposażone przez firmę Kinnarps. Koncepcja ta staje się wzorem dla wszystkich urzędów w Berlinie.

Administracja w okresie transformacji

Berlin stale się rozwija i potrzebuje nowych rozwiązań w administracji miejskiej. Walka o talenty również dotyka urzędów, które konkurują o wykwalifikowany personel z innymi pracodawcami. Do tego dochodzi jeszcze problem, jak wszystkich pomieścić w istniejących budynkach, gdzie przestrzeń jest ograniczona.

W projekcie pilotażowym "Arbeit mal anders" (Pracować inaczej) Senackiego Departamentu Finansów (SenFin) w Berlinie na podstawie wyników badań naukowych opracowano zrównoważoną kulturę pracy z odpowiednimi typami przestrzeni zgodnymi z potrzebami pracowników. Celem jest elastyczna, wydajna i efektywna praca na dostępnej przestrzeni.

W kompleksowym procesie partycypacyjnym około 120 pracowników Departamentu Senatu stanowiło metodologiczny rdzeń projektu prowadzonego przez Fraunhofer IAO. W toku projektu powstały pomysły, które ukierunkowały zmiany w organizacji pracy i przestrzeni.

Wspólnie z Kinnarps opracowano koncepcję adaptacji mebli i pomieszczeń, która została wdrożona i oceniona najpierw w jednym z działów, a następnie może zostać zastosowana w całym Departamencie Senatu.

Zabytkowy budynek administracyjny z lat 30-tych XX wieku położony nad brzegiem Szprewy, daje wyobrażenie o tym, jak wygląda wewnątrz, ale nie zdradza nic na temat nowego środowiska pracy dla 17 pracowników Departamentu Senatu. Cztery pomieszczenia stanowią zupełnie inny świat, a pracownicy są zachwyceni swoim nowym miejscem pracy. "Nowoczesne, elastyczne, atrakcyjne i spełniające wszystkie nasze potrzeby" - tak opisują nowe środowisko pracy w kwestionariuszu ewaluacyjnym Fraunhofer IAO. I trudno się temu dziwić, ponieważ intensywny projekt partycypacyjny miał na celu dokładne określenie, jak zespół chce pracować razem i czego do tego potrzebuje. Wywiady, warsztaty, ankieta online, a nawet sensoryczne pomiary wykorzystania miejsc pracy, również przeprowadzone przez Kinnarps, stanowiły podstawę planowania. Rezultatem jest mobilne i elastyczne środowisko, gdzie użytkownicy mają do dyspozycji wiele różnych miejsc do pracy i mogą swobodnie wybierać te, które najlepiej odpowiadają ich wymaganiom, niezależnie od tego, czy jest to obszar do spontanicznych spotkań, czy elastyczne stoły do intensywnej pracy nad projektem w zespole, odizolowane miejsce do pracy w skupieniu czy oddzielna sala konferencyjna. Pomaga to w przełamywaniu podejścia silosowego, ułatwia transfer wiedzy i współpracę oraz wspiera kreatywność, efektywność i produktywność. Nowy model pracy umożliwia postępująca cyfryzacja administracji oraz rozbudowa infrastruktury.

Chęć współpracy

Elastyczność i praca zespołowa znajdowały się wysoko na liście życzeń. Jednak dostępne wówczas umeblowanie nie pozwalało na ich spełnienie. Dostępnych było wiele biurek, wykorzystywanych tylko w 50%. Obecnie w otwartej, bardzo przejrzystej przestrzeni jest więcej miejsca dla wszystkich, nawet jeśli sama powierzchnia nie zwiększyła się w rzeczywistości. Mix wspólnych i cichych miejsc pracy zachęca wszystkich do większego ruchu. Istniały obawy, które na okazały się płonne, że przeprojektowanie przestrzeni doprowadzi do tego, że będzie zbyt mało miejsc pracy i powstanie za dużo zamieszania w otwartej przestrzeni. Zamiast tego spełniły się wyrażone wcześniej życzenia dotyczące nowoczesnych mebli, bardziej elastycznej i lepszej pracy zespołowej.

Dzięki odpowiedniemu wyposażeniu osiągnięto również wyższą efektywność spotkań. Połączenie mobilności i efektywnego środowiska pracy dobrze się uzupełnia.

Rano zespół spotyka się przy wysokim stole Vagabond, aby zdecydować, gdzie każdy chce pracować. Ponieważ większość członków zespołu codziennie w pewnym momencie wychodzi z biura na spotkania, panuje tu spory ruch. "Niektórzy koledzy naprawdę rozkwitli, podczas gdy wcześniej czuli się trochę niezauważeni. Dzięki naszemu centralnemu miejscu spotkań bardziej się zżyliśmy", wyjaśnia kierownik projektu Anne Steinicke. Pojawił się nowy poziom komunikacji i tym samym większa identyfikacja z zespołem.

Stworzono bardziej pozytywny klimat w zespole dzięki większej wymianie informacji między kolegami. Podział przestrzenny z centralnie umieszczonym ekspresem do kawy sprzyja kontaktom między kolegami, dzięki czemu mogą się wspólnie rozwijać.

Zadowolenie pracowników wzrosło, ponieważ mają warunki, jakich potrzebowali. Mobilność mebli, takich jak ścianki działowe Vibe, krzesła i stoły na kółkach oraz elastyczność układu biura zapewniły również bezpieczeństwo podczas pandemii. W trybie pracy zespołowej grupa może kontynuować pracę w bezpiecznym dystansie, oddzielona ściankami działowymi. Jednocześnie można łatwo przejść do pracy zdalnej w domu, ponieważ dostępne są również pokoje do prowadzenia telekonferencji. Innym oddziałom SenFin, które nadal pracują w konwencjonalnych pomieszczeniach biurowych, przy zachowaniu odpowiedniego balansu, można także zaoferować powierzchnie do wspólnego użytku.