Case: Puls & Träning

Bardziej zadowoleni z istniejącego biura

Sieć siłowni Puls & Träning już wcześniej zmieniała swoje biuro, ale teraz stanęła przed tą koniecznością ponownie. Przestrzeń biurowa była zbyt ciasna, co skłaniało pracowników do narzekań. Tym razem kierownictwo firmy chciało uzyskać pożądany efekt, dlatego zwrócono się do firmy Kinnarps z zapytaniem o analizę środowiska pracy Next Office®. Firma zyskała nie tylko nową aranżację wnętrz, lecz także nowy, udoskonalony sposób pracy w dotychczasowym biurze.

Firma Puls & Träning powstała w 2006 roku. Obecnie posiada około 90 siłowni w całej Szwecji, a w centrali, która mieści się w Sztokholmie, zatrudnionych jest około 40 pracowników. Przez kilka ostatnich lat biuro wydawało się za ciasne. Zarówno kierownictwo, jak i pracownicy mieli poczucie, że biuro nie sprzyja wydajności i nie są z niego zadowoleni.

Założycielka i współwłaścicielka Karin Sanger wspomina:
„Mieliśmy stosunkowo nowe biuro, ale nie byliśmy zbyt zadowoleni. Już myśleliśmy, że będziemy musieli przenieść się na większą powierzchnię, ale po rozmowie z Kinnarps zaczęliśmy się zastanawiać, czy właściwie wykorzystujemy dostępną przestrzeń, i czy możemy udoskonalić to, co mamy”.

Identyfikacja potrzeb i analizy

Kluczem do sukcesu była analiza Kinnarps Next Office® służąca do opracowania środowiska pracy dostosowanego do charakteru działalności. Metoda polega na identyfikowaniu potrzeb i analizie działalności firmy, angażowaniu kadry zarządzającej i pracowników w proces zmian oraz na wykorzystaniu tej wiedzy jako podstawy do tworzenia środowiska pracy na wiele lat.

„Firma Kinnarps pomogła nam spojrzeć na naszą działalność z innego punktu widzenia i zakwestionować to, co uważaliśmy za oczywistość. Przede wszystkim dowiedzieliśmy się, że aby uzyskać pożądany efekt, będziemy musieli zacząć od początku. Było jasne, że nie możemy po prostu zmienić mebli, musielibyśmy zmienić sposób pracy”.

Firma Kinnarps przeanalizowała potrzeby Puls & Träning, a także przeprowadziła wykład, warsztaty, ankietę internetową oraz przegląd wizji i celów. Analiza wykazała, że ​​potrzebna jest poprawa wydajności oraz przyjemniejsze i bardziej inteligentne środowisko, wykorzystujące rozwiązania cyfrowe. Zwraca również uwagę na konieczność skupienia się na środowisku i zdrowiu, lepszej komunikacji oraz silniejszym duchu współpracy.

„Nasza analiza wykazała również, że Puls & Träning wcale nie musi przenosić się do większego biura. Przy odpowiedniej aranżacji wnętrz, dostosowanej do działalności firmy, powierzchnia biura byłaby w pełni wystarczająca. Przyniosło to dodatkowe korzyści ekonomiczne dzięki bardziej efektywnemu wykorzystaniu każdego metra kwadratowego”– mówi Henrik Axell, Concept Manager Kinnarps Next Office® w Szwecji.

Od ciasnej do przyjemnej przestrzeni

Pod wieloma względami transformacja z typowego open space do biura dostosowanego do działalności była interesującym doświadczeniem. Karin Sager podkreśla, że ​​działania firmy Kinnarps mające na celu zaangażowanie pracowników w zmianę były ważnymi i niezbędnymi narzędziami w tym procesie.

„Na początku projektowi towarzyszyło niezrozumienie i podejrzliwość, co jest naturalną reakcją. Dlatego tak ważne jest, aby zapraszać pracowników do udziału, a także, żeby kierownictwo było zawsze dostępne, słuchało i udzielało informacji w przejrzysty sposób. Efekt końcowy pozytywnie nas zaskoczył pod wieloma względami”– mówi Karin Sager.

Największą niespodzianką jest to, że biuro, które wcześniej wydawało się ciasne, teraz jest przestronne, inspirujące i przyjemne, pomimo zwiększenia liczby pracowników i stanowisk pracy. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest rozwój rozwiązań cyfrowych.

„Naszym priorytetem było opanowanie środowiska cyfrowego, zanim zaczniemy cokolwiek innego. To nie tylko usprawniło naszą pracę, lecz także zmniejszyło ilość drukowanych dokumentów o około 60 procent. Dobrze dla środowiska i naszego budżetu” – mówi Karin Sager.

Zaskakujące jest również to, że strefy ciszy, o które tak wiele osób prosiło na początku projektu, wcale nie są teraz miejscami, które przyciągają najwięcej ludzi.

„To spokojne strefy do pracy w częściowym skupieniu są najchętniej wykorzystywane. Myślę, że to nasze doświadczenia ze starym biurem sprawiały, że ludzie chcieli pracować w odosobnieniu. Ale teraz, gdy całe środowisko jest lepiej dostosowane, można pracować bardziej efektywnie w dowolnym miejscu, co zmniejsza zapotrzebowanie na strefy ciszy”.

Wzmocnienie marki pracodawcy

Analiza środowiska pracy przeprowadzona przez firmę Kinnarps w ramach usługi Next Office® była podstawą propozycji aranżacji wnętrz dla firmy Puls & Träning. Od strony estetycznej firma oczekiwała biura, które stylistycznie pasowałoby do jej branży, ale nie było zbyt „sportowe”. Karin Sager przyznaje, że chociaż ich poprzednie biuro było również atrakcyjne wizualnie, to nowe ma głębszy wymiar.

„Słyszymy wiele pochlebnych komentarzy od naszych partnerów i odwiedzających. Są pod wrażeniem, że dołożyliśmy tylu starań podczas aranżacji wnętrz. Widzę też, że wzmocniliśmy naszą markę i staliśmy się bardziej atrakcyjni jako pracodawca, co ułatwia nam zatrzymanie dobrych pracowników i rekrutację nowych” – mówi Karin Sager.

Wrażenie to zostało również potwierdzone podczas ankiety przeprowadzonej po zmianie aranżacji. Pokazuje ona, że średnia ocena, jaką pracownicy przyznają miejscu pracy, istotnie wzrosła: średnio o ponad 50 procent, a wielu przypadkach nawet o 100 procent. Pozytywnie wyróżniają się np. odpowiedzi na pytanie, jak dobrze środowisko pracy wspiera samodzielną pracę w skupieniu oraz kreatywną współpracę.

„To pokazuje, jak ważne jest przeprowadzanie badania miejsca pracy przed wprowadzeniem zmian w biurze. Tworząc indywidualne rozwiązania oparte na solidnej analizie i wiedzy, tworzymy wartość dodaną dla organizacji, a projekt wnętrz staje się długoterminową inwestycją” – mówi Henrik Axell.