Case: Energiehaus Deutschland

Z nową energią

Kinnarps tworzy nową biurową rzeczywistość dla Energiehaus Deutschland

W obliczu zmian dokonujących się w nowoczesnym świecie pracy firma Energiehaus Deutschland B2B GmbH stanęła przed decydującym wyzwaniem. Po dekadzie wzrostu i rozwoju stało się jasne, że środowisko biurowe również wymaga transformacji. W dawnej siedzibie w Bayreuth w latach 90-tych w oczy rzucały się odizolowane, pojedyncze pomieszczenia biurowe i brak stref umożliwiających komunikację. Pandemia dodatkowo wpłynęła na ten stan rzeczy, gdy wprowadzony został w życie tryb pracy hybrydowej.

Jochen Affeldt, dyrektor zarządzający firmy, miał dla swojego zespołu klarowną wizję w odniesieniu do formy wykonywanej pracy: Otwarte otoczenie z nowoczesnym wystrojem i licznymi możliwościami komunikacji. „Nasza firma przeszła proces zmian, a więc środowisko pracy też musi dotrzymać kroku”. Aby zmienić dotychczasową strukturę i wyeliminować podejście silosowe, należało znaleźć nową przestrzeń. Długie poszukiwania odpowiedniej lokalizacji zostały uwieńczone sukcesem – nowe miejsce znajduje się tuż obok starej przędzalni bawełny w Bayreuth, obecnie tętniącego życiem centrum handlowego. Wówczas nawiązano współpracę z firmą Kinnarps, uznanym ekspertem w dziedzinie nowoczesnego środowiska pracy.

Opracowanie koncepcji - proces zmian - realizacja

Szybko stało się jasne, że nie chodzi tylko o wyposażenie przestrzeni w meble, lecz o opracowanie zupełnie nowej koncepcji biura. W ścisłym porozumieniu z zarządem i działem sprzedaży Kinnarps doświadczeni projektanci z zespołu projektantów wnętrz nadali wynajmowanej nieruchomości nowy kształt biura z otwartą, jasną przestrzenią, gdzie w swobodnej formule spotykają się pracownicy działu sprzedaży i zaplecza administracyjnego Energiehaus Deutschland. Obowiązywać miała zasada biurek współdzielonych. W tej koncepcji hierarchia przestaje być widoczna. Affeldt zastanawiał się, czy pracownicy z zadowoleniem przyjmą te rewolucyjne zmiany, czy też niektórzy okażą swój sceptycyzm. Czy krok wykonany w kierunku takiego rozwiązania, oznaczający odejście od koncepcji oddzielnych, indywidualnych pomieszczeń biurowych z opcją personalizacji ich wystroju poprzez umieszczanie w nich zdjęć swoich bliskich i roślin, nie okaże się zbyt rewolucyjny.

Dzięki bogatemu doświadczeniu firmy Kinnarps, opartemu na przeprowadzonych analizach 400 środowisk pracy, udało się profesjonalnie wesprzeć nowy koncept Energiehaus Deutschland w procesie zmian. Aby przekonać pracowników do nowej koncepcji, Kinnarps stworzył wirtualne spacery i regularnie prezentował aktualizacje postępu prac prowadzonych w ramach tego projektu. Dzięki temu zespół mógł na bieżąco szczegółowo analizować swój zmieniający się biurowy krajobraz i przekazywać swoje uwagi.

Korzystając z niektórych elementów procesu Kinnarps Next Office, Jochen Affeldt regularnie konsultował się z zespołem Kinnarps w celu zharmonizowania potrzeb i wizji. Przy wsparciu zespołu projektantów wnętrz Kinnarps powstało nowe środowisko pracy, w którym skupiono się na całościowej poprawie poprzez zaprojektowanie rozwiązań akustycznych i oświetleniowych oraz wprowadzenie ergonomicznego wyposażenia.

Zespół ma do dyspozycji dwa miejsca pracy na planie otwartym z biurkami o regulowanej wysokości z serii Polaris i z ergonomicznymi krzesłami biurowymi z serii Plus. Strefy są podzielone na segmenty za pomocą modułów do przechowywania z serii Space. Dzięki polityce czystego biurka rzeczy osobiste są przechowywane w pudełku i można je zabrać ze sobą w dowolne miejsce. „Tak jak uporządkowane jest miejsce pracy, tak samo uporządkowana jest głowa”, dodaje Affeldt.

Potrzebę spokoju i koncentracji zapewnia przestronne, podwójne pomieszczenie z biurkami serii P o regulowanej wysokości oraz budka telefoniczna. Łącznie do dyspozycji pracowników pozostaje pięć różnych miejsc spotkań, w tym duża sala konferencyjna, przystosowana również do organizowania spotkań hybrydowych dzięki stołowi Disk w kształcie litery V.

Kolorystyka jako kluczowy element wystroju

Decydującym czynnikiem w procesie projektowania nowego biura był również dobór kolorów i materiałów, które powinny nie tylko podkreślać tożsamość marki, lecz także przyczyniać się do stworzenia inspirującej atmosfery pracy. Również w tym przypadku zespół projektantów wnętrz Kinnarps odwołał się do swojego doświadczenia. Zgodnie z korporacyjnym designem firmy, wybrano odcienie żółci i zieleni, które nie tylko harmonijnie się uzupełniają, lecz tworzą też pozytywny nastrój. Większy nacisk położono na zastosowanie naturalnych kolorów i materiałów, aby w ten sposób stworzyć ciepłą i zachęcającą atmosferę. Całości dopełnia kwiecista tapeta w strefie wejścia. W dużej sali konferencyjnej okrągłe panele wykonane z mchu na jednej ścianie tworzą przyjemne środowisko pracy, pełniąc jednocześnie funkcję akustyczną.

Zrównoważony rozwój jako myśl przewodnia obu firm stanowi ważną podstawę współpracy. Jednocześnie kluczowe znaczenie ma staranne wykorzystanie zasobów i unikanie marnotrawstwa. Oba przedsiębiorstwa kładą nacisk na wykorzystywanie materiałów w duchu gospodarki o obiegu zamkniętym, aby zapewnić przyjazny dla środowiska i zrównoważony model projektowania.

Powstaje coś nowego

Ważnym aspektem nowej koncepcji biura było dążenie do mieszania składów osobowych zespołów. Dzięki różnym strefom przeznaczonym do odbywania spotkań i koncepcji aranżacji biura w opcji open space, pracownicy mają lepsze możliwości wymieniania się swoimi przemyśleniami i pomysłami oraz intensyfikacji kontaktów. Tym, że udało się to wszystko zrealizować, był zaskoczony też sam Jochen Affeldt: „Od momentu przeprowadzki do nowego miejsca w biurze zagościła nowa dynamika, nacechowana lepszą interakcją i współpracą. Zespół ds. sprzedaży spędza czas wspólnie z zespołem z pionu administracyjnego; ludzie, którzy wcześniej mniej lub bardziej obojętnie się mijali, siedzą teraz razem i dostrzegają, jak dobre i ważne owoce przynosi wymienianie się między sobą informacjami, spostrzeżeniami i innymi treściami.”

Pozytywny feedback

Feedback pracowników był entuzjastyczny. Szczególnie pozytywnie oceniono stworzenie możliwości interakcji i współpracy. Więcej pracowników wykonuje swoją pracę na miejscu w nowym biurze, przysługujące dwa dni na pracę z domu nie zawsze są wykorzystywane. Powrót do biura okazał się sukcesem.

„Chcemy być nowocześni, cyfrowi i na czasie. Również po to, aby być postrzeganym jako atrakcyjny pracodawca. To się nam udało”, mówi z zadowoleniem Affeldt.

Projekt przebudowy biura, zrealizowany przez firmę Kinnarps, jest udanym przykładem tego, jak dobrze przemyślane planowanie i właściwy dobór mebli mogą w zrównoważony sposób poprawiać środowisko pracy. Pokazuje, że nowoczesny i inspirujący projekt biura nie tylko zwiększa produktywność, lecz także sprzyja satysfakcji i dobremu samopoczuciu pracowników.