Case: Almi Jönköping

Kinnarps Next Office®

by:

Kinnarps Sverige

2019-06-19

Fakty

Klient:
Almi Jönköping

Strategia ze strony Kinnarps:
Henrik Axell

Kierownik ds. projektu ze strony Kinnarps:
Annelie Björklund

Liczba pracowników:
25-30 pracowników

Data realizacji:
listopad 2017

Kiedy firma Almi Sverige przystąpiła do realizacji projektu transformacji swojej strategii i marki, oddział Almi Jönköping zdecydował się również na taki sam krok w swojej siedzibie. Z wykorzystaniem procesu Kinnarps Next Office powstało środowisko pracy, które nie tylko wspiera pracowników, lecz także doskonale uzupełnia nowy wizerunek marki.

Renowacja, która przerodziła się w rewolucję

Wszystko zaczęło się, gdy firma Almi miała przenieść się do nowej lokalizacji. Przez wiele lat jej siedziba mieściła się w znanym punkcie Jönköping, tak zwanym „Öriket”, pięknie położonym miejscu nad jeziorem Munksjö w samym centrum miasta. Lecz umowa najmu dobiegła końca, a właściciel budynku zaproponował inne pomieszczenia w tym samym obiekcie, z możliwością przeprowadzenia renowacji i przebudowy wedle uznania klienta. A więc całe przedsięwzięcie zaczęło się od renowacji, a przekształciło w prawdziwą rewolucję, mówi Johanna Donker, kierująca całą transformacją.

„W tym samym czasie, gdy mieliśmy przenosić się do naszych nowych biur, otrzymaliśmy od kierownictwa firmy sygnał, iż cała Almi Group zamierza wdrożyć nową strategię i odświeżyć markę. Pragnęliśmy przede wszystkim zmodyfikować pozycjonowanie marki, skupiając się na bardziej aktywnym podejściu do klientów biznesowych z potencjałem rozwoju. Praca nad marką miała zaowocować zupełnie nową identyfikacją wizualną i nową kolorystyką. Nasze plany szły również w parze z pomysłami związanymi z zastosowaniem bardziej nowoczesnych sposobów pracy, które lepiej wspomagałyby nasze codzienne zadania. Skoro i tak mieliśmy wyruszyć w tę wielką podróż, której celem była zmiana naszej siedziby, to chcieliśmy, aby niosła ona za sobą zmiany o wiele bardziej dalekosiężne, które usprawniłyby również funkcjonowanie naszej firmy. Dostrzegliśmy szansę wykorzystania tej transformacji naszego sposobu pracy do wdrożenia nowej jakości marki Almi. Chcieliśmy, aby nowe biura odzwierciedlały nowy wizerunek marki i świadczyły o tym, w co wierzymy.”

Wsparcie w tworzeniu środowiska pracy

Analiza środowiska pracy pomaga w identyfikacji potrzeb i wzorców zachowań przed zaprojektowaniem nowego biura. Dzięki warsztatom i narzędziom analitycznym pracownicy uczestniczą w całym procesie zmian. W oparciu o wyniki powstają zalecenia dotyczące układu przestrzennego i rodzajów aranżacji. Tutaj przeczytasz więcej o naszej analizie środowiska pracy Next Office®.

„Firma Kinnarps natychmiast potwierdziła, iż znajdujemy się na właściwej drodze, udostępniając nam przy tym narzędzia, dzięki którym mogliśmy realizować kolejne cele. Bardzo spodobało nam się, że Kinnarps był tak przejrzysty w swoich działaniach oraz umożliwił nam pracę zgodnie z etapami procesu Next Office, który nas interesował. Odnieśliśmy wrażenie, iż zespół Kinnarps pragnął stworzyć rozwiązania najlepiej dostosowane do naszych potrzeb, a nie tylko sprzedać nam swoje meble. Dlatego też współpracując, mogliśmy iść ramię w ramię.”

Johanna Donker, doradca biznesowy i kierownik projektu transformacji w Almi Jönköping

Od warsztatów po dalekosiężne plany

Projekt został rozpoczęty w roku 2017, a nowe pomieszczenia były gotowe jeszcze w listopadzie tego samego roku. Kiedy Kinnarps przystąpił do realizacji projektu, przeprowadzone zostały już badania pilotażowe oraz przygotowano wstępną propozycję zagospodarowania przestrzennego. Współpraca z firmą Kinnarps rozpoczęła się w jej głównej siedzibie, gdzie grupa projektowa Almi poszerzyła swoją wiedzę na temat inspirujących środowisk biurowych, a także opowiedziała o swojej wizji, celach, zagrożeniach i możliwościach. Omówiono także podział biura na poszczególne strefy. Następnie, w biurze Kinnarps w Jönköping, zrealizowane zostały warsztaty przeznaczone dla pracowników Almi. Henrik Axell, kierownik ds. konceptu Next Office wygłosił przy okazji inspiracyjny wykład na temat środowiska i przyszłych metod pracy, aby zachęcić uczestników do kreatywnego myślenia i wypróbowania nowych metod pracy.

„W firmie pracują osoby pełniące różne role, niektórzy pracują w dziale finansowym, inni z kolei są silnie zorientowani na działania realizowane poza firmą, na przykład pracę z klientami, a to oznacza, że ich wymagania są zróżnicowane. Kolejnym z wyzwań, przed którymi stanęliśmy, była kwestia poufności. Sprostaliśmy wszystkim tym wyzwaniom, aby następnie stworzyć przewodnik będący swoistym kodeksem zachowań, zgodnie z którymi pracownicy pragnęli postępować w obrębie różnych stref firmy. Omówiliśmy również zagadnienia z zakresu ergonomii miejsca pracy, koncentrując się na przemieszczaniu, zróżnicowaniu środowisk oraz rozwiązaniach akustycznych”, mówi Henrik Axell.

Aranżacja wnętrz z możliwością ponownego wykorzystania

Na podstawie wyników uzyskanych podczas realizacji warsztatów, wyposażyliśmy poszczególne strefy w produkty i rozwiązania wychodzące naprzeciw potrzebom personelu. Pragnąc spełnić życzenie firmy Almi dotyczące ponownego wykorzystania i recyklingu, zastosowaliśmy kombinację mebli już istniejących i zupełnie nowych.

„Zdecydowaliśmy się na ponowne wykorzystanie wszystkich znajdujących się w dobrym stanie krzeseł biurowych, dużego stołu konferencyjnego oraz wielu pozostałych mebli, które odpowiednio współgrały z nową koncepcją wyposażenia. Było to dla nas istotne z punktu widzenia zrównoważonego rozwoju, natomiast inną istotną kwestię stanowił fakt, iż wydawaliśmy pieniądze publiczne, w związku z czym spoczywał na nas obowiązek ich mądrego wykorzystania.”

Johanna Donker

„Chociaż firma Almi pragnęła stworzyć środowisko otwarte, to nawet przy takim założeniu zawsze znajdzie się miejsce na odpowiednią dozę prywatności. Należy podkreślić, że activity based working nie musi koniecznie oznaczać środowiska otwartego czy biur na planie otwartym, ponieważ decydującym czynnikiem zawsze są potrzeby samych pracowników!”

Henrik Axell, kierownik ds. koncepcji Next Office, Kinnarps Szwecja

Wychodzimy naprzeciw potrzebom dotyczącym miejsc spotkań

Obiekt został wyposażony w sale konferencyjne dostosowane do wszelkich możliwych potrzeb. Sale przeznaczone do spotkań z osobami spoza firmy charakteryzują się kompleksowym wyposażeniem, od tradycyjnego wariantu konferencyjnego ze stołem i krzesłami po możliwość prowadzenia spotkań o bardziej interaktywnym charakterze. Niezwykle dużą popularnością cieszą się sale wyposażone w stoły Hal z regulacją wysokości wraz ze stołkami Frisbee.

Strefa rozproszonej uwagi - najchętniej wykorzystywane stanowiska pracy

Najchętniej wykorzystywane stanowiska pracy znajdują się w strefie przeznaczonej do realizacji zadań w niskim poziome skupienia. Jest wyposażona w biurka z regulacją wysokości serii P, które każdego ranka szybko zapełniają się pracownikami. Tutaj mogą rozmawiać i dyskutować ile zechcą, a wielu z nich miało okazję przekonać się, jak owocna może okazać się współpraca pomiędzy działami. Przed przystąpieniem do transformacji przeprowadzono kompleksową analizę procesu zarządzania dokumentacją w obrębie w organizacji. Dokumentacja papierowa została w największym możliwym stopniu zdigitalizowana. W sąsiedztwie „strefy rozproszonej uwagi” znajdują się również małe pomieszczenia do prowadzenia rozmów telefonicznych oraz niewielkie salki konferencyjne dla dwóch osób.

„Od czasu tej transformacji czuję, że mam w pracy o wiele więcej energii. Pomieszczenia są po prostu świetne, dlatego przychodzenie tutaj sprawia mi ogromną przyjemność. Układ z podziałem na różne strefy, to nowe możliwości dotyczące nawiązywania nowych kontaktów w pracy, a to oznacza, że nie jesteś skazany na towarzystwo osób, z którymi na stałe współpracujesz. Wymieniamy więcej informacji i częściej ze sobą rozmawiamy, bez względu na to, jakie stanowiska zajmujemy, ponieważ nasze miejsce pracy nie zależy od działu, do którego należymy, ale od tego, gdzie jest nam najwygodniej. Sądzę, że jest to rozwiązanie korzystne dla obu stron, zarówno dla nas, jak i dla klientów. Praca wykonywana jest szybciej i efektywniej, a my dzielimy się pomysłami w zupełnie nowatorski sposób.”

Markus Jonsson, międzynarodowy specjalista ds. rozwoju, Almi Jönköping

Strefy umiarkowanej i wysokiej koncentracji dla jeszcze lepszych rezulatów

Dla pracowników, którzy potrzebują większego skupienia, również przygotowano wiele możliwości do wyboru. Mogą oni wybrać otwartą przestrzeń pracę w strefie umiarkowanej koncentracji lub skorzystać z jednego z pomieszczeń przeznaczonych do intensywnej pracy wymagającej dużego skupienia. Wszystkie strefy wyposażone zostały w ergonomiczne biurka z serii [P] z regulacją wysokości. W pobliżu tych stref znajdują się również pomieszczenia przeznaczone dla zespołów oraz pokoje do pracy dla dwóch osób. Jedno z takich pomieszczeń roboczych zostało nawet wyposażone w bieżnię dla tych, którzy pragną spróbować nowego wymiaru ćwiczeń.

Połączenie holu ze stołówką

Hol połączony ze stołówką znajduje się tuż przy wejściu, obok strefy publicznej. Tutaj, zespół Kinnarps wraz z Almi opracował funkcjonalne rozwiązania, wspierające różne aktywności. Na przykład udostępniony został projektor oraz ekran, pozwalający na przeprowadzanie firmowych lub zewnętrznych prezentacji i wykładów. W pobliżu znajduje się także kilka sal konferencyjnych. Równie istotnym elementem projektu było także samo wejście — tutaj trafiamy do przyjemnej oazy z sączącą się z głośników muzyką i atrakcyjnymi siedziskami.

„Nasze nowe biura zdecydowanie ułatwiają mi kierowanie ludźmi. Możemy teraz wybierać miejsce pracy w zależności od rodzaju zadania, choć wielu z nas decyduje się na pracę w przestrzeniach otwartych. Prowadzi to do wielu owocnych dyskusji na temat podejmowanych przeze mnie decyzji, w związku z czym mam możliwość wnoszenia własnego wkładu i nawiązywania kontaktu z moimi współpracownikami. Nasze nowe środowisko biurowe nie tylko usprawnia współpracę, ale także skraca terminy realizacji naszych projektów. Do tego, jako kierownikowi, o wiele łatwiej jest mi uzyskiwać informacje zwrotne na temat tego, co robię. Uważam również, że właśnie dzięki takiemu otoczeniu, nowi pracownicy nie tylko znajdują oparcie w organizacji, lecz także szybciej wdrażają się w swoje obowiązki.”

Carl Nyström, dyrektor zarządzający Almi Jönköping

Nie spoczywamy na laurach

Nowa siedziba jest naprawdę pokaźna. Jej całkowita powierzchnia to 640 metrów kwadratowych, oddanych do dyspozycji 25-30 pracowników. Gdyby chcieć policzyć stanowiska pracy, od biurek po sale konferencyjne i pozostałe pomieszczenia, okazałoby się, że każdy pracownik ma do swojej dyspozycji aż pięć miejsc pracy. Było to posunięcie strategiczne, pozwalające na łatwy i swobodny rozwój firmy wraz z większą liczbą pracowników.

„Okazało się, że wszystko funkcjonuje naprawdę dobrze. Zauważyliśmy, że ten sposób pracy umożliwia kierownictwu szybsze wdrażanie nowego sposobu zarządzania firmą. Tym samym, za jednym zamachem zburzyliśmy mury i przeprowadziliśmy transformację zadań naszych pracowników. Doskonale zdajemy sobie również sprawę z faktu, iż jest to proces zmian, który nie pozwala nam spocząć na laurach.” — mówi Johanna Donker.

Każdego miesiąca kontrolujemy wpływ wdrażanych przez nas zmian oraz szukamy obszarów, które wymagałyby usprawnień.

„Ważne, abyśmy mieli jasność co do tego, czy prawdziwą przyczyną problemu jest nieodpowiednie krzesło, czy nasze zachowanie. Bardzo łatwo jest powrócić do dawnych metod pracy i nawyków. Dlatego też nieustannie omawiamy zmiany, dostosowujemy i dodajemy nowe elementy.”

W ramach współpracy z firmą Kinnarps odbyły się również warsztaty uzupełniające, podczas których pracownicy i kierownik ds. koncepcji Next Office Henrik Axell porównywali oczekiwania, przedstawiali propozycje ulepszeń oraz dostosowali kodeks zachowań.

„Zmierzenie poprawy wyników wydajności i produktywności jest oczywiście zadaniem dość trudnym, mimo to mam wrażenie, że wykonaliśmy ogromny krok naprzód i, że nadal mamy duże pole do popisu, jeśli chodzi o dalsze usprawnienia.”

Carl Nyström

Firma Almi dysponuje również radą o nazwie ENAS, wspierającą działania całego kierownictwa.

„Regularnie, przy pomocy ankiet analizujemy satysfakcję naszych pracowników z wykonywanej pracy oraz środowiska, w którym pracują. Za każdym razem uzyskujemy wysokie oceny dotyczące zadowolenia naszych pracowników, którzy są naprawdę dumni ze swojego środowiska pracy. Zmierzenie poprawy wyników wydajności i produktywności jest oczywiście zadaniem dość trudnym, mimo to mam wrażenie, że wykonaliśmy ogromny krok naprzód i, że nadal mamy duże pole do popisu, jeśli chodzi o dalsze usprawnienia.” — mówi Carl Nyström, dyrektor zarządzający Almi Jönköping.

„W trakcie warsztatów uzupełniających zrealizowanych wraz z firmą Kinnarps skupiliśmy się na dwóch pytaniach: Co możemy zrobić lepiej, aby doświadczenia naszych klientów były jeszcze lepsze oraz jak możemy jeszcze bardziej zwiększyć efektywność w obrębie istniejącego środowiska pracy? Niezwykle owocne okazało się również zrewidowanie naszego kodeksu postępowania. Między innymi dopracowaliśmy istotne z naszego punktu widzenia obszary oraz zadbaliśmy o równowagę pomiędzy strefą relaksu i umiarkowanej koncentracji. Wnioski, do których doszliśmy, były jednoznaczne. Integracja bez wątpienia przynosi duże korzyści, nawet w przypadku strefy umiarkowanej koncentracji — rzecz jasna, przy zachowaniu odpowiednich granic.”

Skutki projektu transformacji Almi Jönköping wykroczyły poza mury biura i zaowocowały przyznaniem Johannie Donker, jako kierownikowi projektu ENAS, tytułu Innowatora Roku w Almi Group. Biuro Jönköping jest wzorem dla innych biur firmy Almi, które również chciałyby podjąć się zmiany, korzystając z wniosków raportu końcowego dotyczącego realizacji tego projektu. Bez wątpienia skutki naszych działań rozchodzą się niczym kręgi na wodzie!

Podsumowanie

Almi Jönköping uznała, że zmiana oraz konieczność dostosowania swojej nowej siedziby są doskonałym momentem na zrealizowanie projektu transformacji, obejmującego nie tylko usprawnienie metod pracy, lecz także aranżację wnętrz, dostosowane do potrzeb pracowników w kontekście zachodzących w firmie zmian.
Projekt realizowany był w oparciu o zaangażowanie zespołu. Wszyscy pracownicy uczestniczyli w procesie wdrażania zmian, w tworzeniu kodeksu postępowania, a także, przy okazji, wzięli udział w warsztatach. Odpowiedzialność za kierowanie projektem oraz jego kontynuację spoczywała na grupie projektowej.
Bez wątpienia był to czynnik decydujący o powodzeniu całego przedsięwzięcia, który został określony już na samym początku realizacji projektu. Biuro pracuje wyłącznie na dokumentacji cyfrowej, każdą z sal konferencyjnych można zarezerwować poprzez Outlooka, a do przyjmowania klientów wykorzystywana jest specjalna aplikacja