Czas na nowe biuro?

Oto 8 pytań, na które warto odpowiedzieć przed rozpoczęciem inwestycji

Gdy zbliża się ważna zmiana w miejscu pracy... Aby stanowisko pracy korzystnie wpływało na dobre samopoczucie i efektywność, należy zaprojektować je tak, aby wspierało metody pracy danej firmy. Kluczem do sukcesu jest zdefiniowanie potrzeb pracowników o różnych typach osobowości, pochodzących z różnych grup wiekowych. Wykorzystując narzędzia Next Office, przeprowadzamy dokładną analizę danego środowiska pracy w celu określenia różnorodnych potrzeb, łącznie z typami przestrzeni, które mogą być potrzebne w przyszłości. Poniżej prezentujemy osiem ważnych pytań, na które należy odpowiedzieć przed rozpoczęciem projektu.

Wszytko, co warto wiedzieć, aby z sukcesem stworzyć przestrzeń biurową

Czy znasz poniższe koncepcje?

Jednym z powodów nieudanej inwestycji w nowe biura są często sprzeczne koncepcje — nie wiadomo dokładnie, czego się spodziewać po zmianie.  Next Office nie służy narzuceniu danej firmie określonej formy, lecz pomaga w poszukiwaniu rozwiązania dla środowiska pracy, które będzie najlepiej dostosowane do jej potrzeb. Poniżej przedstawiamy krótkie wprowadzenie dotyczące pięciu najpopularniejszych koncepcji projektowania biura oraz metod pracy:

Biura activity-based

Biura activity-based powstają na podstawie analizy metod pracy stosowanych w danej firmie. Charakteryzują się przestrzeniami przeznaczonymi do realizowania określonych zadań, dostosowanymi do potrzeb pracowników. Zamiast korzystać ze stałego miejsca do wykonywania wielu różnych zadań, pracownicy zmieniają miejsce pracy w zależności od swoich aktualnych zadań i potrzeb. Przestrzeń biurowa została zaprojektowana, aby wspomagać realizację wielu rodzajów zadań — od pracy w koncentracji, poprzez zadania wymagające współdziałania, po nieformalne spotkania. 

Biura elastyczne

Elastyczne biura charakteryzują się mniejszą liczbą biurek niż pracowników, ponieważ są wyposażone w stanowiska, które nie są przypisane do danego pracownika. W miejsce indywidualnych stanowisk w takim biurze można zaplanować np. miejsca spotkań lub sale konferencyjne. Biura te są często mylnie określane, jako „activity-based”, ponieważ pracownicy mają duży wybór miejsc, jednak nie są one dostosowane do sposobu pracy organizacji.

Biurka współdzielone

Jak sugeruje nazwa, przy zastosowaniu tego rodzaju aranżacji, pracownicy korzystają do spółki z określonej liczby biurek. Liczba stanowisk pracy jest ściśle określona przez wskaźniki ich wykorzystania, co oznacza, że czasami liczba pracowników obecnych w biurze może przewyższać liczbę dostępnych biurek. W koncepcji współdzielenia biurek brana jest pod uwagę głównie liczba biurek, a nie rodzaj zadań. 

Co-working

Co-working to elastyczna forma współpracy, która polega na tym, że wiele firm i organizacji korzysta z tej samej przestrzeni. Jest to istotna zaleta w przypadku freelancerów, właścicieli małych firm i osób, które bardzo często podróżują służbowo. To korzystne rozwiązanie dla osób pracujących na własny rachunek, ponieważ zapewnia im miejsce spotkań i sprzyja powstawaniu biznesowej synergii, wynikającej z działania w ramach społeczności. 

Tzw. „praca zwinna” (agile working methods)

Zasada pracy „agile” oznacza intensywne skupienie się na wydajności i wynikach. Opiera się na kilku czynnikach: czas pracy, miejsce pracy, sposób pracy i osoba wykonująca pracę. Według tej koncepcji cel jest ważniejszy niż proces. W przypadku wielu firm wykorzystanie metod „pracy zwinnej” przyczyniło się do rozwoju i wdrożenia nowych koncepcji w różnych aspektach. 

Czy każdy czuje się zaangażowany w realizację wizji?

Aby nowe biuro osiągnęło sukces, potrzebna jest jasna wizja oraz konkretne cele. A to wymaga zaangażowania zespołu zarządzającego! Dzięki temu do zainteresowanych trafia wiadomość, że projekt jest ważny, a także że istotne jest dobre samopoczucie pracowników. Sukces zależy od tego, czy zarząd wprowadza swoje słowa w czyn. Jeśli pracownicy mają korzystać z różnych miejsc w biurze i poruszać się po nim swobodnie, zarząd powinien pracować w podobny sposób. 

Uczestnictwo jest kluczem do sukcesu. Dzięki zaangażowaniu pracowników w planowanie procesu na wczesnym etapie późniejsze prace pójdą szybko i sprawnie, a wyniki będą lepsze! Należy wyjaśnić dlaczego zmieniamy biuro, w jaki sposób, oraz jakich oczekujemy efektów. Przekazywane informacje powinny być jednoznaczne i przejrzyste. Należy szybko odnosić się do obaw i rozwiewać wątpliwości. Upewniając się, że wszyscy mają możliwość wygłoszenia swojej opinii i opisania metod pracy oraz potrzeb, sprawimy, że pracownicy będą zadowoleni z nowego biura, a ich praca będzie bardziej efektywna. Organizując warsztaty, seminaria i ankiety, można pozyskać informacje na temat potrzeb, spostrzeżeń i odczuć pracowników. Sekretem jest skierowanie się na przyszłość i określenie wspólnej wizji zamiast skupiania się na przeszłości. 

Czy zastanawialiście się nad funkcjonalnością?

Przestrzeń

Aranżacja biura w ramach koncepcji Next Office skupia się na potrzebach organizacyjnych oraz danych z analizy, co oznacza, że zawsze będzie wystarczająco dużo biurek oraz miejsc pracy. Jest to istotne w przypadku mobilnych pracowników, którzy zabierają ze sobą rzeczy z jednego stanowiska pracy na inne lub na spotkanie. Warto również zainwestować w system rezerwacyjny w celu kontrolowania wykorzystania miejsc spotkań oraz indywidualnych biurek. Dzięki temu można zwiększyć efektywność organizacji oraz wyeliminować ryzyko nieporozumień. 

Technologia

Przed podjęciem decyzji o zmianie metod pracy należy wziąć pod uwagę technologię. Czy można zapewnić niezbędne rozwiązania technologiczne umożliwiające pracę w środowisku bez papieru, niezależnie od rodzaju przestrzeni? Jeśli nie, czy firma jest gotowa na taką inwestycję? Należy pamiętać, że to potrzeby pracowników mają wpływ na wybór technologii, nie na odwrót!

Poufność

Podczas dokonywania wyboru pomiędzy otwartym lub mobilnym środowiskiem pracy wiele osób porusza kwestię zachowania poufności. Otwarte środowisko pracy nie musi oznaczać dostępu do informacji dla wszystkich pracowników. Możliwe jest wprowadzenie zamkniętych przestrzeni przeznaczonych do realizacji poufnych zadań oraz przeprowadzania prywatnych rozmów. Ważne jest również zapewnienie dostępu do zamykanych szaf.

Czy w biurze znajdują się miejsca do efektywnej współpracy i spotkań?

Praca zespołowa i spotkania to ważne aspekty pracy w biurze. Z tego powodu inwestycja w różne typy przestrzeni do spotkań — od elastycznych rozwiązań na potrzeby spotkań ad-hoc, po sale projektowe i konferencyjne — przynosi wiele korzyści. Ważne jest zapewnienie odpowiednich warunków do organizacji różnego rodzaju spotkań. Przyczynia się znacząco do poprawy efektywności i kreatywności. Kolejnym sposobem zwiększenia efektywności jest organizowanie większej liczby wideokonferencji. Dzięki odpowiedniej technologii łatwiej organizować spotkania twarzą w twarz bez konieczności podróżowania, co oznacza oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. 

Czy zastanawialiście się nad ergonomią?

W biurze activity-based working pojawia się naturalna możliwość przemieszczania się pomiędzy różnymi typami przestrzeni w ciągu dnia pracy. Jednak wszystkie rodzaje biur wymagają ergonomicznego wyposażenia dla tych, którzy wykonują pracę siedzącą i muszą skupić się przez dłuższy czas! Warto zainwestować w biurka typu sit/stand oraz ergonomiczne siedziska, aby zmniejszyć ryzyko urazów z powodu stałego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego. Dobrze również przewidzieć miejsce dla niskich, wysokich i miękkich siedzisk w miejscach spotkań.

Jak często pracownicy poruszają się w pracy?

Ruch jest ważny dla naszego zdrowia, a badania wykazują, że nie wystarczy ćwiczyć tylko w czasie wolnym. Musimy również być aktywni w trakcie pracy. Biura activity-based working są projektowane z myślą o ruchu, ponieważ trzeba się stale przemieszczać pomiędzy różnymi strefami i stanowiskami pracy. Ergonomiczne wyposażenie biura, na przykład biurka typu sit/stand lub ergonomiczne fotele, również zachęcają do ruchu. Ale dlaczego by nie zrobić jeszcze jednego kroku do przodu? Organizując w biurze siłownię wyposażoną w piłki do ćwiczeń, równoważnie, bieżnie i rowery stacjonarne, umożliwimy pracownikom wykonywanie ćwiczeń i wzmacnianie równowagi podczas pracy. 

Jakie są wasze wspólne wartości?

Bezpieczeństwo

Istotnym wyzwaniem w projektowaniu miejsca pracy sprzyjającego kreatywności jest stworzenie poczucia bezpieczeństwa. Może chodzić zarówno o zapewnienie przestrzeni do kontaktów międzyludzkich, jak również o dostęp do zamykanych, indywidualnych pomieszczeń do pracy. Ważne jest zapewnienie przestrzeni do realizacji zadań poufnych, tak aby wszyscy mieli pewność, że nie zostaną ujawnione tego rodzaju informacje. Dźwiękoszczelne sale konferencyjne są doskonałym rozwiązaniem do organizowania zamkniętych spotkań.

Kodeks postępowania

Możliwość wybrania miejsca i sposobu pracy w biurze daje niezwykłą swobodę. Okazując szacunek sobie nawzajem w miejscu pracy, można osiągnąć wiele korzyści i stworzyć pozytywną kulturę firmy. Biuro można podzielić na strefy do niskiej, średniej i wysokiej koncentracji. Można wspólnie zdecydować, jakie rozmowy i aktywności są odpowiednie w każdej ze stref. Jeżeli każdy będzie przestrzegał wypracowanych wspólnie reguł, wówczas powstanie kreatywne i wolne od stresu środowisko, w którym wszyscy będą czuć się dobrze. 

Idealne biuro tworzymy wspólnie

Skontaktuj się z nami

Co sądzisz o swojej wewnętrznej motywacji?

Firmy, w których pracownicy samodzielnie organizują swoją pracę mają potencjał, aby stać się biurami przyszłości. Umiejętność samodzielnej organizacji pracy oznacza nie tylko niezależną pracę zorientowaną na osiągnięcie celów oraz branie odpowiedzialności za swoje zadania, lecz także skoncentrowanie energii na rzeczach, na które mamy wpływ oraz zwracanie się o pomoc, jeżeli sytuacja tego wymaga. Fizyczna zmiana biura przyniesie jeszcze lepszy efekt, gdy organizacja będzie rozwijać autonomię pracowników. Środowisko pracy jest wypełnione pozytywną energią i zorientowane na rozwiązania dzięki współpracownikom, którzy rozwijają się i zachęcają się wzajemnie do podejmowania nowych wyzwań. 

Co cię napędza do pracy?

W przeszłości musieliśmy chodzić do biura, ponieważ to tam znajdował się odpowiedni sprzęt i dokumenty. Dzisiaj możemy pracować w dowolnym miejscu i chodzić do biura tylko wtedy, gdy czujemy się do tego zobowiązani. Celem koncepcji Next Office jest stworzenie biura, które samo w sobie będzie czynnikiem motywującym do pracy. Chcemy stworzyć inspirujące środowiska, w których pracownicy będą chcieli przebywać. Miejsca, które umożliwiają rozwój osobisty, gdzie można spotkać zaangażowanych współpracowników z pozytywną energią! Prosty sposób tworzenia organizacji odnoszących sukcesy.